כולם מדברים על ה- AI, אבל המנכ״לים מפספסים את ההזדמנות הגדולה באמת
"טוב, בוא נתחיל״, אמר איתן המנכ"ל כאשר המצגת כבר הוקרנה על מסך 56 האינץ' בחדר הישיבות המרווח. סביב השולחן הגדול והמבריק ישבו המשקיעים, נציגי הקרנות, נציג מקבוצת האנג'לים שתמכה בחברה בתחילת דרכה, וכמובן השותף שלו ניר. האווירה הייתה דרוכה - אך נראה היה שכולם יודעים לאן השיחה הולכת. ואז אריה, השותף המנהל של קרן אופקים, ביקש את רשות הדיבור: ״אנחנו חייבים לקצץ 15% מכוח האדם, ולפנות חלק מהחיסכון - להשקעה בבינה מלאכותית. מי שלא יעשה את זה - יישאר מאחור״.
התרחיש הדמיוני הזה הפך בשנה האחרונה לשגרה כמעט בכל חברה. מנכ״לים חוזרים מישיבות בורד עם דרישה חד-משמעית להתייעלות ולאימוץ טכנולוגיות AI. הם דורשים מכל סמנכ"ל להציג תוכנית חיסכון למחלקה שלו - עם יעדים רבעוניים ושנתיים. זה אולי נשמע מתבקש, אבל בפועל האסטרטגיה הנפוצה הזו מפספסת את ההזדמנות הגדולה באמת. רבים כבר דיברו על ההשפעות על שוק העבודה בעידן הבינה המלאכותית, אבל כאן חשוב להבין מה קורה בפנים: איפה נוצר אימפקט אמיתי, ואיפה עדיין רחוקים משם. ובעיקר - מהי ההזדמנות שכמעט כולם מפספסים.
האינסטינקט הראשוני הוא תמיד לרתום את ה-AI לטובת ייעול הפונקציה ״הגולמית״ של כל תפקיד: לעזור למפתחים לכתוב קוד מהר יותר, לכותבי תוכן לייצר טקסטים מהר יותר ולמוכרים לשלוח יותר אימיילים מהר יותר. הבעיה בגישה הזו: התפקיד הגולמי אינו מה שבאמת גוזל הכי הרבה זמן. סביב כל תפקיד מתקיימות שכבות של משימות, תיאומים ואישורים. אפשר לקצר כתיבת קוד משעה לעשר דקות, אבל ההעלאה לפרודקשן עדיין תתעכב ימים - וכנראה לא בגלל ה-AI.
במילים אחרות, AI נראה מצוין ברמת המיקרו, אבל במאקרו - כשהמטרה היא לחסוך באמת - ההבדלים זניחים. כדי להבין למה, צריך למדוד איך באמת מנוצל הזמן בארגון. כאן ארגונים רבים נופלים: הם מניחים שלפי העץ הארגוני כך גם מתחלק הזמן - כאילו במחלקת הפיתוח כולם כל הזמן מפתחים, ובמחלקת המכירות כולם כל הזמן מוכרים. בפועל, ניתוח מעמיק מגלה ש-30-40% מזמן העבודה מוקדש לתקשורת פנים-ארגונית - יותר מכל משימה אחרת, כולל פיתוח ומכירות.
מאז הקורונה, תופעת ה-meeting inflation - עלייה חדה במספר הפגישות ללא עלייה מקבילה בתפוקות - הפכה לנורמה. לפי Harvard Business Review, מספר הפגישות מרחוק עלה ב־60% מאז 2020. מחקר של Zippia מצא שעובדים בארה"ב מבזבזים בממוצע 31 שעות בחודש בפגישות לא אפקטיביות. דו״ח של Doodle העריך שהנזק של פגישות מיותרות למשק האמריקאי עומד על כ-400 מיליארד דולר בשנה.
חברה טיפוסית של 1,000 עובדים משקיעה לפחות 20 מיליון דולר בשנה רק בעלות של ישיבות - ועוד סכום ניכר בערוצי צ'ט פנימיים, אימיילים ומערכות קולבורציה. מבין כל אלה, ישיבות הן הכלי הכי פחות יעיל והשימוש בהן בזבזני בצורה חסרת תקדים. למרות זאת, ארגונים רק מגבירים את השימוש בהן. בחברות רבות כל עובד יכול לזמן פגישה עם כל קבוצה, בלי פיקוח על נחיצות או איכות – גם כשהנהלה דורשת התייעלות. התוצאה: עומס פגישות, פיצול קשב ושחיקה גוברת.
כיום יש שתי דרכים עיקריות להעברת מסרים בארגונים: האחת, שידור אחיד להמונים - ״טאונהול״ או ״אול־הנדס״ - לעיתים עם כרזות וניוזלטרים פנימיים. השנייה, מעבר דרך שרשרת הניהול - מהמנכ״ל לסמנכ״לים, לדירקטורים וכן הלאה דרך 7-9 שכבות היררכיה. הדרך הראשונה לרוב כללית מדי; השנייה בזבזנית וסובלת מ״טלפון שבור״. כלפי מעלה, המצב לא טוב יותר: ישיבות סטטוס רבות מסננות ומסנתזות מידע עד שהוא מגיע לקצה העליון.
ופה נכנסת הבינה המלאכותית. אנחנו רגילים לחשוב על AI כעל ״עבד״ שמבצע משימות במקומנו. זה מועיל, אבל מוגבל. ההזדמנות האמיתית היא לראות בו מאמן ומדריך - שמכוון התנהגות. סוכני AI יכולים להיות קשובים, אמפתיים וסבלניים יותר מבני אדם, והיתרון הגדול הוא הסקייל. במקום הדרכה חד-פעמית לכלל העובדים, אפשר לתת לכל עובד סוכן אישי שמדריך אותו בזמן הנכון וברגע הנכון.
אפשר לדמיין ארגון שבו סוכן AI מתעדכן עם כל עובד על מצב המשימות, מביא לו מידע רלוונטי ממחלקות אחרות, ומזכיר לו איך תרומתו מתחברת ליעדים האסטרטגיים. במקום שרשראות עדכון אינסופיות, נוצרת רשת תקשורת יעילה שמחברת בין האנשים הנכונים בזמן הנכון.
לסיכום, חיסכון בזמן אינו משימה אישית בלבד אלא חובה ארגונית. במקום לראות בניהול הזמן יעד פרסונלי, על חברות לאמץ אותו כמטרה אסטרטגית: למדוד, לתקצב ולבקר אותו כמו כסף. ההזדמנות הגדולה ביותר של עידן ה-AI היא לא בהחלפת עובדים - אלא בהפיכת תקשורת הארגון ליעילה, ממוקדת וחכמה יותר.
יניב ניצן הוא מנכ"ל SynqUp
