הלוחש למזמין – הדרך להביא את הפרויקט להצלחה
במהלך חיי הפרויקט, יש ליצור וודאות ניהולית ותהליכית המאפשרת לראות את עמידת הפרויקט ביעדיו בכל נקודת זמן
עולם ניהול הפרויקטים בתחום הבניה הינו רחב ומורכב, עמוס באילוצים רבים ובעל ריבוי בעלי עניין המעורבים בתהליך, כל אחד מהם מחזיק באינטרסים שונים ולוחץ לכיוון שונה מתוך שלושה פרמטרים ומטרות עיקריות להצלחת הפרויקט שהם עמידה בלוחות הזמנים, בתקציב ובאיכות.
במהלך חיי הפרויקט, המציאות לעיתים קרובות אינה עולה בקנה אחד עם כפי שהגדרנו ותכננו בתחילת הדרך הרבה דברים "משתבשים" ומפריעים להשיג את המטרות הללו. ונפרט כמה מהבעיות הנפוצות:
תכנון חלקי של הפרויקט , יציאה לביצוע לפני השלמת תהליך התכנון , תהליכי אישור ארוכים ,מזמין חושש / לא מכיר, אי קבלת החלטות במועד, לוחות זמנים מאולצים , פערי תקשורת, חוסר סדר וארגון, חריגות בכתב הכמויות, חוסר הכרות עם החוזה, צוות חסר ניסיון , חוסר בכח אדם קבלן/מנה"פ, קבלן "מבולגן" , עמידה חלקית בדרישות החוזה, חוסר מקצועיות וידע ועוד סיבות רבות לאי הצלחה.
בתוך האי וודאות הזו יש לייצר וודאות ניהולית ותהליכית ככל הניתן המאפשרת לראות את עמידת הפרויקט ביעדיו בכל נקודת זמן. חשוב ליצור נקודות ייחוס ומדדים שבאמצעותם ניתן לנווט את הפרויקט למימוש היעדים וניתן מס' דוגמאות לכך בהמשך. המזמין, בדרך כלל היזם של הפרויקט , אינו שולט בנבכי עולם ההנדסה האזרחית ומתקשר עם גורם הנדסי או חברת ניהול ופיקוח שתנהל עבורו את הפרויקט. וחובתן לנהל ולתת מענה לכלל הנושאים הרבים החל משלב הייזום, דרך שלב התכנון וההתקשרויות, שלב הביצוע וכלה בשלב המסירה.
בכל אחד מהשלבים קיים קשר הדוק, ואם אחד מהם לא מתקיים כראוי, התוצאה תהיה הוצאה משמעותית פי כמה בשלב שלאחריו (מכפילי חשיפה). כלומר ככל שננהל את התהליכים והמעברים בין שלב לשלב באופן מסודר והדוק יותר עם תהליכי בקרה נכונים כך נצליח לעמוד ביעדים ולחסוך זמן וכסף רב.
מניסיון שלנו בפרויקטים בהם ניתנו שירותי LTA (Loaner Technical Advisors) זיהינו כי הפרויקט מתקדם משלב לשלב ללא בקרה נאותה, ללא הפקת לקחים מפרויקטים קודמים , ללא ניהול סיכונים , ללא בדיקות ומדדים ברורים , ללא נהלים ורשימות תיוג מוגדרות, מתעלמים ממרכיבים מהותיים, מה שמוביל לבעיות רבות ומשמעותיות ובשל כך שוכחים לשלב דברים חשובים והתוצאה היא שהמזמין צריך לשלם יותר כסף ולהשקיע יותר זמן שהיה יכול להיחסך עוד בשלבים מוקדמים יותר.
לדוגמא בשלבי התכנון , לא בוצעה בקרת תכנון, אפיון צרכים, בדיקת VE, בקרה על כתב הכמויות , תמחור חסר או עודף, הקפאת תצורה ובקרה על דרישות החוזה ( מה שלא כתוב הקבלן לא יבצע) , חוסר בפרטים ורשימות בתכנון ועוד... וכאשר מגיעים לשלב הביצוע הבעיות צצות ועולות וזה משפיע באופן מהותי על תקציב הפרויקט.
בשלב הביצוע , קיימים ליקויים רבים שלא עלו במסגרת העבודה השוטפת, לא קיימת בקרה הדוקה על התקציב , אין צפי לגמר, חסר תיעוד של כל החריגים שאושרו, לא ניתן אישור ע"י המזמין לשינויים, חסר תיעוד של ציוד שאושר, לא קיימת בקרה על תכולת החוזה ומחויבות הקבלן, לא התקיימו קטעי ניסוי ונקודות בדיקה ועצירה, אי ניהול משאבים וציוד, אי זיהוי פגיעה בנתיב הקריטי, חוסר בניהול סיכונים ועוד נושאים רבים.
כל זאת ועוד הינם "תקלות" אשר נוצרות במהלך חיי הפרויקט ואם היו מנוהלים/ מנוטרים באופן שוטף היה ניתן לחסוך למזמין זמן וכסף רב.
אנו בחברת פורן שרים, זהינו את הצורך ביועץ מומחה לצידו של המזמין שמביא ערך רב להשלמת הפרויקט ועמידתו בתקציב, בזמן ובאיכות שנקבעו. השירות כולל ייעוץ הנדסי וטכני הניתן למזמין כבקרת על (לא מחליף מנהל פרויקט), לבחינה מעקב אחר התקדמות ותוצרי הפרויקט בהתאם למדדים ותהליכי שליטה ובקרה ברורים הכוללים בין היתר: בדיקת רמת ביצועי הפרויקט – KPI בשלבי ההתקדמות השונים ,ניהול סיכונים ,זיהוי כשלים פוטנציאלים וקביעת דרכי מיטיגציה , בקרת תכנון וצוות אדום ומענה לסוגיות הנדסיות וניהוליות שונות, סיוע למזמין בתהליכי הניהול וקבלת ההחלטות לטיפול ברמת הנהלה, בקרה ותיאום תזרים הוצאות צפוי לפרויקט תכנון מול ביצוע (גרף , (Sיישום ומעקב אחר התקדמות הנדסית הפרויקט בשטח והוצאת דוחות ייעודיים להנהלה ("אורח לרגע רואה כל פגע") , בקרת לוחות זמנים לפרויקטים , זיהוי פערים בלוחות זמנים והנתיב קריטי, צפי לגמר, בקרת טיב איכות הביצוע, ליווי תהליכי המסירה באופן סדור ומתוכנן , ומתן פתרונות טכנולוגיים וניהול ידע מתקדמים.
וזאת באמצעות גורם מקצועי ניטרלי שעומד לצדו ללא אינטרסים- נטו לצורך המזמין (הלוחש למזמין) , שיידע לתת חוות דעת נוספת , להשלים במקומות בהם קיימים פערים בניהול הקיים לסייע בתהליכים משמעותיים והנדסיים לאור ניסיון קודם. להציף סיכונים משמעותיים שיכולים לפגוע בזמן/ תקציב / איכות, להיות גורם מאזן מול הקבלן / חברת הניהול והמזמין, שיודע לשאול את השאלות שהמזמין לא מכיר / יודע , יכולת לשלב אנשי מקצוע שונים לבקרות שוטפות ולוודא שהמזמין מקבל את מה שהוא הזמין ולא מה שנותנים לו.
השירות מותאם לכל לקוח באופן פרטני , בתחילת הדרך מבוצע ניתור ותיאום ציפיות לגבי הנושאים שלגביהם יינתן השירות, ובהמשך ניתנת בקרה שוטפת עד לסגירת הפערים הקיימים, והעמידה ביעדי הפרויקט.
נכתב ע"י ליאור אוחנה – מנהל תחום שליטה ובקרה ואיכות בחברת פורן שרים.
