עמותות תשתית: הסיכונים והחשיפות המשפטיות בהפעלתן ובעבודה עמן
מה חשוב לדעת על חלוקת אחריות, התקשרויות, ניהול מידע והפער שבין שליטה בפועל לאחריות משפטית ביחס לעמותות תשתית
כאשר מדברים על עמותות וארגונים חברתיים בישראל, הדמיון הולך בדרך כלל לעמותות שמעניקות שירות ישיר למוטבים ומקבלי שירות: חיילים בודדים, ניצולי שואה, ילדים ועוד. אלא שלצד המודל המוכר הזה, צמח בשנים האחרונות מודל נוסף, משמעותי לא פחות ולעיתים פחות מדובר: עמותות תשתית.
עמותת תשתית היא ארגון שאינו בהכרח מעניק שירות ישיר לקהל יעד קלאסי, אלא מספק מעטפת, שירותים, כלים או פלטפורמה לארגונים, מיזמים ויוזמות חברתיות אחרות. תחת ההגדרה הזו ניתן למצוא גופי הכשרה וליווי מקצועי, פלטפורמות טכנולוגיות, ארגונים המרכזים גיוס משאבים, עמותות גג, עמותות שמנהלות תוכניות משותפות, גופים המספקים שירותי back-office, וכן עמותות שמעניקות מעטפת משפטית, תפעולית או פיננסית למיזמים חברתיים הפועלים תחתיהן אשר מכונות לעיתים בעולם החברתי "חסות פיננסית וניהולית" (Fiscal Sponsorship).
עמותות תשתית המעניקות מעטפת תמיכה מהסוג האחרון, שלגביהן נתמקד במאמר זה, מאפשרות חדשנות, חיסכון במשאבים, שיתופי פעולה וצמיחה מהירה של יוזמות חברתיות, מבלי שכל מיזם חדש יצטרך להקים תשתית ארגונית ומשפטית מלאה מאפס. במובן הזה, הן אחד המנועים החשובים של המגזר השלישי בישראל.
אבל דווקא משום שעמותות תשתית מעין אלו פועלות עבור אחרים, מנהלות עבור אחרים, ולעיתים גם חותמות, מעסיקות, מגייסות ומחזיקות מידע עבור אחרים, בהיבטים המשפטיים קיימות מורכבויות וחשיפות רבות יותר מכפי שנהוג לחשוב.
כשהאחריות אצל העמותה, אבל השליטה לא תמיד מלאה - מי צריך להיות אחראי?
אחד האתגרים המרכזיים של עמותות תשתית הוא הפער שבין האחריות המשפטית הפורמלית לבין השליטה בפועל. עמותת תשתית עשויה לנהל תוכנית עבור מיזם חברתי עצמאי, להחזיק כספי תרומות שיועדו לפרויקט מסוים, להעסיק עובדים שפועלים הלכה למעשה עבור פעילות אחרת, או להפעיל פלטפורמה שבה משתמשים ארגונים רבים.
במקרים כאלה, קבלת ההחלטות היומיומית עשויה להתבצע על ידי גורם אחר - יזם חברתי, גוף שותף, ועדת היגוי או ארגון מפעיל. אולם, כלפי רגולטורים, תורמים, ספקים, עובדים וצדדים שלישיים, האחריות המשפטית עשויה להישאר אצל העמותה.
זהו לב המורכבות: עמותת התשתית עשויה לשאת בחובות משפטיות, כספיות ורגולטוריות גם ביחס לפעילות שאינה נמצאת בהכרח תחת שליטתה המלאה.
לכן, כאשר עמותת תשתית פועלת עבור מיזמים אחרים או מעניקה להם מעטפת, עליה להגדיר מראש את גבולות האחריות - מי מקבל החלטות, מי מוסמך להתחייב בשם הפעילות, מי מאשר הוצאות, מי אחראי לדיווחים, מי נושא באחריות במקרה של הפרה ומתי העמותה רשאית לעצור פעילות או להתערב בה.
התקשרויות של עמותות תשתית: לא רק חוזה, אלא חלוקת סיכונים
עמותות תשתית רבות חותמות על הסכמים בשם מיזמים, פרויקטים או יוזמות שפועלות תחתיהן: הסכמי מענקים, הסכמי תרומה, חוזי שכירות, התקשרויות עם ספקים, הסכמי העסקה, הסכמי שיתוף פעולה, הסכמי שימוש במערכות או הסכמים מול רשויות וגופים מממנים.
כאמור, כאשר אין הסדרה משפטית ברורה, עלול להיווצר מצב שבו העמותה נושאת בחשיפות חוזיות משמעותיות עבור פעילות שהיא אינה מנהלת באופן מלא. עמותה שחתמה על הסכם מול ספק עבור מיזם מסוים עלולה למצוא את עצמה אחראית לתשלום, גם אם המיזם חדל לפעול. עמותה שמעסיקה עובדים עבור תוכנית חיצונית עלולה לשאת בחובות כמעסיקה, גם אם הניהול המקצועי שלהם נעשה בפועל על ידי גורם אחר. עמותה שמקבלת תרומה ייעודית עבור פרויקט עשויה להידרש לתת דין וחשבון על השימוש בכספים, גם אם ביצוע הפרויקט נעשה באמצעות עמותה אחרת.
לכן, בעמותות תשתית הסכמים אינם מסמכים פורמליים בלבד. כל הסכם הוא כלי מרכזי לחלוקת אחריות, ניהול סיכונים, שמירה על כספי ציבור ותיאום ציפיות בין כלל הגורמים המעורבים והמתפעלים ולכן יש לתת על כך את הדעת ולהבין את מערך הכוחות לפני חתימה.
הסיכון שגדל עם הפעילות: פרטיות, אבטחת מידע וניהול מאגרי מידע
בעידן שבו פעילות חברתית מתנהלת יותר ויותר באמצעות מערכות דיגיטליות, עמותות תשתית מחזיקות לעיתים במידע משמעותי עבור ארגונים אחרים. מידע אישי על מוטבים, תורמים, עובדים, מתנדבים, משתתפי תוכניות, קטינים ולעיתים גם מידע רפואי או רגיש במיוחד.
כאן מתעוררות שאלות מהותיות בהיבטי הגנת הפרטיות. מי בעל המאגר? מי מחזיק במידע? מי רשאי לגשת אליו? האם המידע משותף בין מספר מיזמים? מי אחראי במקרה של אירוע אבטחת מידע? האם קיימים הסכמים מתאימים מול ספקים ושותפים?
לאור תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות והחמרת המודעות הרגולטורית לניהול מידע אישי, עמותות תשתית אינן יכולות להתייחס לפרטיות ואבטחת מידע כאל עניין טכני בלבד. מדובר בסוגיה משפטית, ניהולית ורגולטורית מהמעלה הראשונה.
כך מצמצמים חשיפות משפטיות בעבודה של עמותות תשתית
ראשית, מטמיעים את התפיסה שייעוץ משפטי נכון אינו נועד לעצור פעילות חברתית או להכביד עליה. להפך. כאשר הוא ניתן בזמן, הוא מאפשר לעמותת התשתית לפעול בביטחון, לצמוח בצורה מסודרת ולשמור על האמון של תורמים, שותפים, רגולטורים והארגונים שהיא מלווה.
הפתרון המעשי מבוסס על מיפוי ברור של מודל הפעילות: אילו מיזמים פועלים תחת העמותה, אילו התחייבויות נחתמות בשמם, איזה מידע נאסף, מי מקבל החלטות, מי מנהל כספים, אילו עובדים או ספקים משויכים לכל פעילות ומהם מנגנוני הפיקוח והדיווח.
לאחר המיפוי, יש להסדיר את ההתקשרויות השונות באמצעות הסכמים ברורים, למשל - הסכמי "מעטפת" או הסכמי שיתוף פעולה, הכוללים מנגנוני הרשאה, חלוקת אחריות, שיפוי, הגבלת התחייבויות, הסדרת זכויות שימוש בקניין רוחני, נהלי פרטיות ואבטחת מידע ומנגנוני יציאה במקרה שהפעילות מסתיימת או חורגת מהמסגרת שאושרה.
הדגלים האדומים שכדאי לעמותות תשתית לזהות בהקדם
בין הדגלים האדומים שכדאי לשים לב אליהם:
עמותת תשתית קיימת צריכה לעצור ולבחון את עצמה כאשר היא חותמת על הסכמים עבור מיזמים שאינם מנוהלים ישירות על ידה; כאשר כספים ייעודיים מתערבבים עם פעילות כללית; כאשר עובדים מקבלים הנחיות מגורמים חיצוניים; כאשר מערכות מידע משמשות מספר ארגונים או יוזמות ללא הסדרה; כאשר לא ברור למי שייכים תכנים, מתודולוגיות או פיתוחים; וכאשר הפעילות בפועל כבר רחבה משמעותית מהמטרות, הנהלים או ההסכמים הקיימים.
עמותות תשתית חיוניות לפעילות המגזר השלישי
עמותות תשתית הן חלק חיוני מהעתיד של המגזר השלישי בישראל. הן מאפשרות לארגונים לפעול יחד, לחסוך משאבים, לבנות יכולות ולפתח מענים חברתיים מורכבים. אבל דווקא משום שהן מחזיקות עבור אחרים כסף, מידע אישי ורגיש, חוזים, עובדים ואחריות - הן חייבות לוודא שהתשתית המשפטית שלהן עצמן חזקה מספיק.
בסופו של דבר, עמותת תשתית טובה אינה רק גוף שמסייע לאחרים לצמוח. היא גוף שיודע לנהל נכון גם את הסיכון שנוצר מהצמיחה הזו.
מאת עו"ד מעיין קוסלבסקי, בעלת משרד מדורג כמוביל בתחום המלכ"רים בישראל, מלווה עמותות, חברות לתועלת הציבור וקרנות פילנתרופיות בהיבטי רגולציה מורכבים, ובפרט בתחומי דיני עמותות, הגנת הפרטיות ואבטחת מידע במגזר החברתי.
d&b – לדעת להחליט
