הפספוס הגדול של הטרנספורמציה הדיגיטלית
כאשר ענקית טכנולוגיה כמו אמזון משיקה השבוע "תיבת דואר לבירוקרטיה", שנועדה לאפשר לעובדים להציף מהלכים מסורבלים בחברה, זהו לא עוד מהלך פנים-ארגוני. זהו איתות אזהרה לכך שהבירוקרטיה, שרבים חשבו שהדיגיטציה תכחיד, חיה ובועטת, ואף משגשגת, בלב ליבם של הארגונים המצליחים בעולם.
זה מפתיע במיוחד לאור העובדה שבעשור האחרון, "טרנספורמציה דיגיטלית" הייתה הבאזז-וורד המרכזי בכל חדר ישיבות. ארגונים השקיעו מיליארדים בהטמעת מערכות ענן, כלי SaaS ופתרונות חדשניים, מתוך הבטחה לייעל תהליכים, לשפר ביצועים ולהפוך לגמישים יותר.
אלא שהמהלך של אמזון חושף אמת מטרידה: ההבטחה הזו רחוקה ממימוש מלא. למרות ההשקעות האדירות, ארגונים רבים מדי עדיין פועלים באופן ידני. הדיגיטציה, שהבטיחה לארגונים יעילות, הפכה במקרים רבים ל"מסווה דיגיטלי": ארגונים פשוט החליפו קלסרים בתיקיות סרוקות ומיילים בשרתי ענן, מבלי לשנות את תהליכי העבודה המיושנים שעומדים בבסיסם.
כך, גם בשנת 2025, עובדים נדרשים להדפיס טופס, לחתום עליו פיזית, ולסרוק אותו בחזרה למערכת. לכך מצטרפים תהליכי אישור אינסופיים במיילים, שימוש בגיליונות אקסל כמערכות ניהול משימות מורכבות, וחוסר סנכרון קבוע בין מחלקות.
הנתונים מהשטח מוכיחים כי הפער בין ההבטחה הדיגיטלית למציאות הוא יומיומי ומוחשי. סקר שפרסמה חברת Eagle Hill Consulting מצא כי אף ש-91% מהעובדים מדווחים על שימוש בטכנולוגיה, רק 42% מרגישים שהיא באמת הפחיתה מהם משימות חזרתיות. המציאות מורכבת מבזבוז זמן ניכר: דו"ח ProcessMaker הראה שעובדים מבלים כ-10% מזמן העבודה בהזנת נתונים ידנית, ועובד ממוצע מבצע למעלה מאלף פעולות "העתק-הדבק" בשבוע.
הבזבוז אינו רק בהזנת נתונים, אלא גם באחזורם: דו"ח של Gartner מצא כי 47% מהעובדים מתקשים באופן קבוע למצוא את המידע הדרוש להם לביצוע עבודתם, אף שהוא קיים אי שם במערכות המפוזרות. התופעה אינה פוסחת על ישראל: דוחות ממשלתיים מצביעים על "עצימות דיגיטלית נמוכה" בעסקים קטנים ובינוניים, והמכון הישראלי לדמוקרטיה מציין סרבול מובנה דומה במגזר הציבורי.
הפתרון דורש מעבר מהתמקדות ב"דיגיטציה" להתמקדות ב"אופטימיזציה". במקום להוסיף עוד תוכנה, ארגונים צריכים למפות את התהליכים שמבזבזים זמן ולחבר בין אנשים, מערכות והחלטות. כאן נכנסות לתמונה פלטפורמות חכמות וגמישות, המאפשרות לארגונים, גם ללא ידע טכני מורכב, להפוך תהליכים ידניים ומסורבלים לפשוטים ואוטומטיים.
ברמה העסקית, המשמעות היא ברורה: במקום שעובד יבזבז זמן על "העתק-הדבק", המערכות השונות 'מדברות' זו עם זו ומעבירות את המידע אוטומטית. במקום שעומס יפול על מחלקת ה-IT בגלל בקשות פשוטות, העובדים מקבלים מקום מרכזי ופשוט לפתור בעיות שכיחות בעצמם. ובמקום לרדוף אחרי חמישה מנהלים במייל לאישור חופשה, טופס דיגיטלי פשוט נשלח אוטומטית רק למנהל הרלוונטי לחתימה.
העלות של אי-טיפול בבעיה הזו היא קריטית. ארגון שממשיך להסתמך על תהליכים ידניים ו"מסווה דיגיטלי" לא רק מבזבז משאבים יקרים על עבודה כפולה, אלא גם פוגע בחוויית העובדים, מאט את קבלת ההחלטות ומאבד גמישות תחרותית.
בעולם שבו המתחרים מקבלים החלטות מבוססות נתונים בזמן אמת, ארגון שעדיין "תקוע בטפסים" נשאר מאחור, פשוטו כמשמעו. כפי שמעיד סקר של PwC, שבו 92% ממנהלי התפעול הודו שההשקעה בטכנולוגיה לא הניבה את התוצאה הרצויה, המשך ההתעלמות מהכפילויות ומהעדר התיאום הוא בזבוז של אותה השקעה יקרה. הצעד של אמזון להקשיב לעובדים הוא הצעד הראשון; הצעד השני הוא תכנון מחדש, שיאפשר לארגון להתמקד במהות שלו, ולא בתחזוקת התהליכים סביבו.
אבירם כהן הוא מנכ"ל EasyDo
