מבזבזים שעות על סיכום פגישות? כך תעשו את זה עם AI ב-5 דקות
עובדים משקיעים בממוצע 4 שעות בשבוע בסיכום פגישות - כמעט חודש שלם בכל שנה. היום, מגוון כלים המשתמשים בבינה מלאכותית מאפשרים להקליט, לתמלל ולתמצת פגישות, בין אם הן מתרחשות במרחב הוירטואלי או פנים מול פנים
כמה פגישות עבודה יש לכם בשבוע? אם אתם כמו רוב העובדים אתם נמצאים ב-8 פגישות בשבוע ובממוצע מבלים 7.5 שעות שבועיות בפגישות. כמעט יום עבודה שלם בכל שבוע. ומה קורה בסיום כל פגישה כזאת? מישהו צריך לסכם אותה ולשלוח למשתתפים.
הזמן שמושקע בסיכום הפגישות הוא בממוצע 4 שעות בשבוע, כמעט חודש עבודה שלם בשנה. ככל שעולים בדרג המקצועי כך גם גדל מספר הפגישות כך שחלק מהמחקרים מצביעים על כך שמנהלים נמצאים כמעט 23 שעות בשבוע בפגישות עבודה. אמנם הם לרוב לא מסכמים בעצמם את הפגישות אבל הזמן שמושקע בתמלול וסיכום אותן פגישות הוא מצריך הפניה של משאבים משמעותיים.
יש היום כלי בינה מלאכותית (AI) שייתעדו, יתמצתו ויפיקו תובנות עבורכם מהפגישות באופן אוטומטי (במידה והן פגישות וירטואליות) וישלחו לכם את הסיכום. אם הפגישות שאתם עורכים הן פנים מול פנים תוכלו להקליט, ולאחר מכן או לתמלל באמצעות כלי תמלול ולסכם באמצעות כלים אחרים, או להשתמש בכלי סיכום פגישות ייעודי. בסופו של דבר, תוכלו לחסוך בערך חודש עבודה שלם בכל שנה. זמן מושלם לחופשה.
בדקנו אלו כלי AI יסכמו עבורכם את הפגישות ותומכים בעברית וגם – כמה הם עולים.
TimeOS הוא פיתוח ישראלי לניהול זמן בעבודה. מדובר בכלי שמצטרף לפגישות, מתמלל ושולח באופן אוטומטי סיכום פגישה. הוא תומך בעברית בין יתר 60 השפות בהן הוא תומך וניתן לבחור בשפת הפגישה וכן בשפת הסיכום שתרצו, כך שאפשר שהפגישה תהיה באנגלית והסיכום יהיה בעברית למשל. אפשר לבחור שהוא יצטרף לכל פגישה בלוח השנה שלכם, לכל פגישה שאתם ה-Host או לבחור באופן ידני מתי לצרף את הכלי. הוא משתלב עם פלטפורמות כמו זום, Google Meet ו-Microsoft Teams וכן ניתן לחבר אותו לכלים אחרים כמו ל-Gmail Briefs, Notion, Outlook, Monday, סיילספורס ועוד. ניתן גם להתכונן לפגישות עתידיות ולחזור לפגישות עבר על מנת לרענן את הזיכרון.
כאשר הפגישה מתחילה תוכלו לבחור אם להודיע למשתתפים האחרים שה-AI הצטרף (מומלץ להודיע) ולאחר שהיא תסתיים תקבלו סיכום פגישה עם המלצות ומשימות (Action Items) שמשוייכות למשתתפים המתאימים. אפשר לשפר את הסיכום ולהתאים אותו לצרכים שלכם באמצעות פרומפט. אפשר לשתף את הסיכום וכן לעשות פעולות נוספות כמו לתרגם, לנסח מייל בעקבות הפגישה או לערוך רשימה של הפעולות הנדרשות. איכות התמלול היא טובה אבל זה עדיין לא מדוייק ב-100% כך שתצטרכו לעבור על הסיכום לפני שתשלחו אותו לאחרים.
ישנה גם אפשרות לתמלל ולסכם הקלטות כך שבמידה ותשתתפו בפגישה פנים מול פנים תוכלו להקליט אותה ולאחר מכן לתת ל-AI להכין לכם סיכום.
הגרסה החינמית מאפשרת שימוש בתמלול וסיכום עם AI ל-10 פגישות בחודש, שליחת מיילים לאחר הפגישות, התממשקות עם לוח השנה ועוד. גרסת ה-Pro עולה 19 דולר בחודש בתשלום שנתי ומאפשרת פגישות עם AI ללא הגבלה והגרסה לעסקים עולה 25 דולר לחודש לאדם בתשלום שנתי.
טקטיק הוא כלי AI שמסכם פגישות על ידי תמלול שלהן בזמן אמת כך שהוא אינו דורש הקלטה של הפגישה. מדובר על תוסף לכרום שפועל בזום, Google Meet ו- Microsoft Teams אשר מתמלל את השיחה לפי משתתפים תוך כדי הפגישה ולאחר מכן הוא יכול לספק סיכום, מטרות, שאלות או משימות נדרשות. הוא תומך ב-60 שפות שביניהם עברית ויכולת התמלול שלו מאוד מרשימה גם בעברית. אחרי הפגישה ניתן להפיק סיכום שנעשה באמצעות בינה מלאכותית של OpenAI אשר מותאם לדרישות המשתמש כמו למשל תרשים עבודה בעקבות הפגישה, סיכום מפורט או מתומצת או שאלות שעלו בפגישה. כלי חדש יחסית בטקטיק הוא Workflow אשר הופך את סיכום הפגישה לתוכנית עבודה והוא זמין גם בגרסה החינמית.
בנוסף, אפשר להעלות לפלטפורמה תמלול או הקלטה של פגישה ולעשות בעזרתה סיכום, כך שניתן לסכם באמצעות בינה מלאכותית גם פגישות שאינן וירטואליות.
ישנה אפשרות לשימוש בחינם שמקנה עד 10 פגישות בחודש ו-5 שימושים בכלי ה-AI לסיכום פגישות. השימוש החינמי מאפשר לשתף את התמלולים. גירסת ה-Pro עולה 8 דולר לחודש בתשלום שנתי ומאפשרת שימוש בכלי AI ל-10 פגישות והגרסה לצוותים עולה 16.67 דולר לחודש בתשלום שנתי ומאפשרת שימוש בכלי AI ללא הגבלה.
Otter.ai גם הוא כלי תמלול וסיכום פגישות שמתממשק לפלטפורמות כמו זום וגוגל מיט לתמלול בזמן אמת בדומה לכלים הקודמים שסקרנו. ההבדל הוא שנדרשת הקלטה של השיחה מה שיכול להוות מכשול בפגישות עבודה. בנוסף הוא מאפשר להעלות קובץ עם הקלטה של פגישה, להקליט ולהזין URL של פגישה שכבר התקיימה. ניתן גם לבקש ממנו להצטרף לפגישה עתידית שקבועה באאוטלוק או גוגל. הוא תומך בעברית עם תוצאות סבירות.
הוא מתמלל לפי דוברים בפגישה וניתן להגדיר אם תרצו שישלח את הסיכום אוטומטית למשתתפים. בסוף הפגישה תקבלו סיכום אותו ניתן לשתף עם כלים כמו Notion או צ'אט GPT על מנת להמשיך ולעבד את התוצרים.
הגירסה החינמית מאפשרת תמלול וסיכום של 300 דקות בחודש, כאשר בכל חודש הדקות החינמיות מתחדשות. הגירסה בתשלום עולה 8.33 דולר לחודש בתשלום שנתי או 16.99 דולר בתשלום חודשי.
לגירסת הפרמיום של Teams יש פיצ'ר שנקרא Intelligent Recap אשר מפיק באופן אוטומטי סיכומי פגישה, משימות נדרשות ונושאים בהתבסס על סיכומי הפגישה. לאחר הקלטת הפגישה, הסיכום החכם מארגן את הדיון בפגישה לפי פרקים ועורך את הוידאו לפיהם כדי שניתן יהיה לנווט בקלות בהקלטה.
הכלי מסכם באופן אוטומטי את הפגישה בנקודות מפתח ומסקנות. הוא מזהה ומציע משימות נדרשות, כאשר הייחוד שלו על פני הכלים האחרים הוא שהוא עורך את הקלטת הפגישה באופן שמאפשר מעבר קל לדוברים או לפרקים לפי נושאים.
העלות של Microsoft Teams Premium היא 10 דולר לחודש למשתמש בתשלום שנתי.
בדומה לכלים האחרים גם כאן מדובר בכלי שמתמלל ומסכם פגישות בפלטפורמות השונות (כמו זום או גוגל מיט) וכן מאפשר להעלות הקלטת קול על מנת לתמלל ולסכם אותה. הכלי תומך בעברית ומאפשר זיהוי שפה אוטומטי כך שניתן להחליף את שפת הפגישה בקלות. הוא מזהה דוברים בפגישות וכן בקבצי אודיו שמעלים לו ולכן הוא טוב גם לסיכום ותמלול של פגישות שהתקיימו פנים מול פנים.
בסוף הפגישה תוכלו לקבל סיכום כללי, סיכום בנקודות, משימות וכן סיכום מותאם אישית אם תרצו. גם כאן מדובר בכלי שמקליט את הפגישה באופן אוטומטי, מה שעלול להיות חסם בפגישות עבודה. הוא מאפשר לחפש בפגישות מה שיכול להיות לעזר רב כאשר אתם מנסים להיזכר במשהו שנאמר בדיון.
הגרסה החינמית מאפשרת תמלול ללא הגבלה, אך מגבילה את השימוש בסיכומי פגישה שנוצרים באמצעות AI. הגרסה בתשלום עולה 10 דולר לחודש למשתמש בתשלום שנתי ומאפשרת שימוש בלתי מוגבל בסיכומי AI. בנוסף היא מאפשרת להוריד תמלולים, סיכומים והקלטות.
הגרסה המשולבת
מלבד הכלים היעודיים אשר יתעדו ויתמצתו עבורכם את הפגישות, אפשר גם לשלב בין כלים ליצירת תמלול ואחר כך סיכום, עיבוד ויצירת תוכנית עבודה או משימות.
לפגישות בעברית ניתן להשתמש בכלי התמלול הישראלי החינמי ivrit.ai שמאפשר תמלול של הקלטות שאורכן עד חצי שעה ותמלול מאוד מדוייק תוך דקות. מדובר בשירות שהוא חינמי ואינו למטרות רווח. הוא מצויין לתמלול של שיחות טלפון או פגישות פנים מול פנים אבל יש כאמור מגבלת זמן. לאחר שתפיקו את התמלול, תוכלו לתת לצ'אט GPT או לקלוד או Gemini לסכם את הפגישה בצורה שתרצו - בין אם מדובר בסיכום רגיל, שאלות או משימות. החיסרון הוא שאין זיהוי מדוייק של דוברים וזה יכול להקשות על סיכום הפגישה. כמו כן תצטרכו לדאוג בעצמכם להקלטת הפגישה בין אם וירטואלית או פנים מול פנים.
כלי ישראלי נוסף שמיועד ספציפית למשתמשים בעברית הוא Timlul שמאפשר תמלול וניתוח של קבצי קול ווידאו עד כך שניתן להעלות אליו הקלטה של פגישה ובגרסה בתשלום הוא גם ינתח אותה, יסכם אותה ויפיק את המשימות הדרושות לביצוע. הגרסה החדשה מאפשרת גם תמלול בזמן אמת. ישנה תקופת ניסיון של 30 ימים בה תוכלו לקבל 120 קרדיטים אך כאמור, היא אינה מאפשרת סיכום של הפגישות אבל כן הפרדת דוברים. המנויים מתחילים ב-99 שקל לחודש בתשלום שנתי.
