מה ההבדל בין אירוע שנשכח לאירוע זכיר? חמשת העקרונות שכל מנהל צריך לדעת
אירוע חברה הוא הרבה יותר מחיבור של קייטרינג ואולם. הוא רגע של העצמה שמגדיר את הארגון, מחזק ערכים ויוצר חוויה שנחקקת בזיכרון. אבל בין הרצון לבין הביצוע, רוב הארגונים נתקלים שוב ושוב באותן נקודות תורפה. שי וינדמן, מייסד ומנכ"ל WINDMAN ובעל ניסיון של כמעט שני עשורים בהפקת אירועים אסטרטגיים, מסביר מה באמת חשוב
בכל שנה מושקעים בישראל מיליארדי שקלים באירועי חברה. כנסים, ימי גיבוש, השקות מוצר, ריטריטים של הנהלות. ובכל זאת, שאלו כל מנהל את השאלה הפשוטה: מה הרגע שעמיתיו זוכרים מהאירוע האחרון? רוב הפעמים, עונים בשקט. הבעיה אינה תקציב, ולרוב אפילו לא ביצוע. הבעיה היא חשיבה. אירוע שנבנה כמטלה לוגיסטית ייראה כמו מטלה לוגיסטית. אירוע שנבנה כחוויה אסטרטגית ישאיר חותם.
1. אין פרט קטן מידי
אחת הטעויות הנפוצות ביותר בתכנון אירועים היא ההחלטה להשקיע בגדול ולזנוח את הפרטים הקטנים. המייל שנשלח לפני האירוע, שילוט הכניסה, טקסט הפתיחה של המנחה. כל אחד מהפרטים האלה נצרב בתודעה לפני שהתוכן הרשמי אפילו התחיל. "אין פרט קטן מידי לטפל בו בדרך לשלמות", אומר וינדמן. "לא לעשות טעויות זה הבסיס. אבל אני רוצה שהאירועים של הלקוחות שלי יהיו אחרים, שיישארו בזיכרון. אפשר לעשות אירוע נטול טעויות שלא ישאיר חותם. המטרה היא מעבר לאירוע flawless". הדיוק בפרטים הקטנים הוא שמייצר את תחושת ה-"wow" שמשתתפים לא תמיד מצליחים לנסח, אבל תמיד מרגישים.
2. המהות של האירוע חייבת להתאים לערכים של הארגון
"אירוע של פעם בחיים" זה משפט שמפתה מנהלים רבים. אבל אירוע של פעם בחיים שאינו מחובר לזהות הארגון מרגיש מנותק, ולעיתים אף משדר מסר הפוך ממה שהארגון מייצג. לפעמים צריך דווקא להביא דיוק וצניעות. ההיבט הזה חייב לפגוש את האסטרטגיה של הלקוח, להיות מתואם לערכים שלו ולמה שהוא רוצה לשדר. כשארגון מהנדסים-תעשייתי שמתגאה בדיוק ובמקצועיות עורך אירוע שחצני ומוגזם, הוא שולח מסר מבולבל. האירוע הוא הביטוי הפיזי של הזהות הארגונית, ואי אפשר לנתק ביניהם.אירוע כזה יכול וצריך להיות אירוע של פעם בחיים, באופן הנכון לאותו הלקוח, עם החוויה והמסר הנכונים והשקעה במקומות הנכונים.
3. אירוע צריך להיות זכיר
בעולם שבו קהלים מופגזים בגירויים, אירוע שעומד בקריטריונים הסטנדרטיים של "אירוע מוצלח" יישכח עוד לפני שהמשתתפים הגיעו הביתה. "אנחנו בעולם שכמות הגירויים בו גדולה מאוד", אומר וינדמן. "לכן, אני מציב לעצמי יעד ברור: לייצר לפחות חוויה זכירה אחת בכל אירוע. אנחנו מייצרים זיכרונות, וצריך שיהיו משמעותיים." "זכיר" לא אומר הכי גדול. "זכיר" זה אירוע שנוגע ברגש. הוא אומר הכי מדויק. מיצג פתיחה מפתיעה, רגע אינטימי בין המנכ"ל לעובדים, חוויה אחת שמחברת את כולם. הרגע הזכיר לא צריך להיות נדבך נוסף, אלא לב האירוע."
4. כל אירוע הוא חשיבה מחדש
אחת ממלכודות ענף האירועים היא "קופי-פייסט" של פורמטים מוצלחים אחרים, מתוך מחשבה ברוח של "הכנס שלנו מלפני שנתיים עבד, אז נעשה אותו שוב". הלוגיקה אולי מובנת, אבל הקהל, הסביבה, המסרים והאתגרים הארגוניים השתנו. "המונח קופי-פייסט לא קיים אצלנו", אומר וינדמן בתקיפות. "מה שעבד באירוע מסוים זה מעולה, אבל שם זה נגמר. כל אירוע דורש מחשבה מחדש. אם אתה רוצה להיות בוטיק ולספק חוויה שונה לכל לקוח, אי אפשר לעשות קופי-פייסט. בוודאי כאשר שלכל לקוח יש אסטרטגיה משלו וגם היא משתנה לאורך הזמן". גישת בוטיק אמיתית מתחילה בשאלה אחת: מה הארגון צריך עכשיו?
5. לבחור שותף שתמיד בצד הלקוח
כל מי שהפיק אירוע חברה מכיר את הרגע: בדקה ה-90 צצה בעיה, ומוצאים את עצמנו מתווכחים עם הספק על אחריות ומי צודק. בשלב הזה האירוע כבר נפגע. וינדמן מספר על רגע שמגדיר את הגישה שלו: "בשנת 2020, רגע לפני תחילת הסגרים של הקורונה, אמרתי ללקוח לבטל את האירוע כי הוא צפוי לבזבז כסף אם ימשיך בתהליך. הפסדתי כסף, הוא הרוויח. עד היום הוא מזכיר לי את זה בכל פגישה, הוא משבח אותנו על כך שייעצנו לו את הדבר הנכון, ולא את הדבר הנכון לנו." אנחנו רואים את עצמנו כשותפים של הלקוח. ההבדל בין ספק לשותף, הוא שהשותף נמצא מהצד של הלקוח גם כשזה עולה לו. המחשבה היא טוטאלית על הצלחת האירוע".
WINDMAN - השותפה האסטרטגית מאחורי האירועים הגדולים
WINDMAN היא חברת בוטיק לקריאייטיב, חוויות והפקת אירועים ברמת פרימיום, הפועלת עם הנהלות בכירות, מותגים מובילים וארגונים מכל הסקטורים של המשק. עם כמעט שני עשורי פעילות, החברה מלווה את לקוחותיה מהרגע הראשון של הגיבוש האסטרטגי ועד לרגע האחרון בשטח. הגישה של החברה מתחילה תמיד בשאלות: מההמטרה העסקית? מיהו הקהל? איזה רגש רוצים לעורר? רק אחרי גיבוש התשובות ברורות, נבנה הקונספט. החברה פועלת כ-One-Stop-Shop: פיתוח קונספט ואסטרטגיית חוויה, מיתוג ותוכן, תכנון לוגיסטי וטכנולוגי, וניהול מלא של הביצוע בשטח - הכל במטרה להצלחת האירוע והשגת היעדים של הלקוח. "בשורה התחתונה, היחסים שלנו עם לקוח הם לא אחד מול השני, אלא אחד יחד עם השני", מסכם וינדמן.
