אירוע החברה הוא רגע השיא - הדרך אליו היא שקובעת
כשחברת אירועים נכנסת לתמונה כבר בשלב הקונספט, נסללת הדרך לאירוע חברה מוצלח. חברות להפקת אירועים יכולות להפוך מספקית שרות לשותפה, מקבלן משנה לחלק אינטגרלי מהחשיבה הארגונית. בעידן שבו אירוע חברה הוא הרבה מעבר למפגש - אלא מסר, חוויה וערך אסטרטגי - הדרך שבה הוא נבנה מהרגע הראשון, יחד עם אופי ההתקשרות עם חברת האירועים, קובעים אם הוא יחקק או יישכח מהזיכרון של המשתתפים
ישנו רגע שמנהלים רבים מכירים היטב: כמה שבועות לפני אירוע גדול, כאשר הלחץ מגיע לשיאו, מתברר שמשהו לא יושב כמו שצריך. הקונספט לא מדויק, הלוגיסטיקה לא מסונכרנת, או שהמסר שהאירוע אמור להעביר לא עולה בקנה אחד עם מה שהארגון מייצג. הרגע הזה הוא לא תקלה, הוא תוצאה של שיתוף פעולה שהתחיל מאוחר מדי.
חברות רבות פונות לחברת הפקת האירועים בשלב שבו "יש להן כבר רעיון". לעומת זאת, הארגונים שיוצרים את האירועים הזכורים ביותר - הם אלה שהזמינו את השותף המקצועי לחדר מהרגע הראשון, עוד לפני שהרעיון גובש. ההבדל הוא לא בתקציב ולא בגודל האירוע. הוא בשאלה: מתי מתחיל שיתוף הפעולה?
מהשאלה הנכונה - לחוויה הנכונה
אירוע חברה מוצלח לא מתחיל בבחירת מקום לאירוע או ספק קייטרינג. הוא מתחיל בשאלה: מה אנחנו רוצים שהמשתתפים ירגישו, יחשבו ויזכרו? מה החוויה הנדרשת? שאלה כזו דורשת מענה מחושב, ולא כל שותף מוכן או מסוגל לשבת ולחשוב אותה יחד עם הלקוח.
"השאלה הראשונה שאנחנו שואלים כל לקוח היא לא 'כמה משתתפים' או 'מה התקציב'. השאלה היא: מה המטרה העסקית? מיהו הקהל? ואיזה רגש אנחנו רוצים לעורר? רק אחרי שהמסגרת הזו ברורה - אפשר להתחיל לבנות חוויה שמשרתת אותה", מסביר שי וינדמן, מייסד ומנכ"ל WINDMAN, חברת קריאייטיב, חוויות והפקת כנסים ואירועים ברמת פרימיום לחברות הגדולות במשק. לדבריו, הטעות הנפוצה ביותר של ארגונים היא לקבל החלטות על צורת האירוע לפני שהם מבינים את המהות שלו.
להיות בחדר לפני שהחדר מתגבש
אחד ממאפייני שיתוף הפעולה הפורה ביותר בין ארגונים לחברות הפקה הוא המועד שבו נכנס הצד המקצועי. כשהכניסה מוקדמת - עוד בשלב גיבוש הקונספט - ניתן לחסוך עלויות, לחדד מסרים ולבנות חוויה שמתיישבת עם ערכי הארגון מהרגע הראשון ועד הפרט האחרון.
"למשל, לאחרונה היינו מעורבים בכנס Tech Tel Aviv של כלכליסט כבר בשלב הקונספט. הרעיון לחבר את האירוע למוזיאון, למשל, הגיע מאיתנו, כדי לשדר חיבור בין טכנולוגיה לאמנות ויצירה. כשאתה חלק מהחשיבה מהתחלה, אתה לא סתם מבצע - אתה שותף לתוצאה. זה מרגיש אחרת - גם לחברת האירועים וגם ללקוח".
גישה זו מייצרת יתרון מובנה: כל החלטה - מהעיצוב הפיזי ועד לתוכן הבמה - נבחנת מתוך הבנה של הסיפור הכולל. אין "סתירות" בין הקריאייטיב לביצוע, כי שניהם נבנו יחד, מאותה נקודת מוצא.
לדעת לחבר - לא רק לבצע
אחד הדברים שמבדילים שותף אסטרטגי אמיתי מספק שירות הוא היכולת לראות מעבר למשימה הנוכחית. ארגון שעובד עם גורם מקצועי לאורך זמן נהנה מהבנה מצטברת של הסביבה העסקית שלו, של הקהלים שלו, של הרגישויות הפנים-ארגוניות.
"בגלל שאנחנו עובדים עם מקבלי החלטות בחברות הגדולות, אנחנו יודעים לעשות חיבורים בצורה טובה. אנחנו מכירים את העולם שהם פועלים בו, ולכן אנחנו יודעים מה יעבוד ומה לא עוד לפני שנאלצים לגלות את זה בשטח," אומר וינדמן. יכולת החיבור הזו - בין הקריאייטיב לביצוע, בין האסטרטגיה לחוויה, בין הלקוח לקהל - היא מה שהופך הפקת אירועים מלוגיסטיקה לאמנות.
שקיפות מלאה כבסיס לאמון
שיתוף פעולה אסטרטגי אמיתי נבנה על אמון. אמון נבנה על שקיפות - בכל שלב, מהפגישה הראשונה ועד הרגע שבו נכבים האורות והרבה לאחר מכן.
"שקיפות מלאה היא לא רק ערך, זו דרך עבודה. הלקוח שלנו יודע בכל רגע מה קורה, למה קורה, ואיפה אנחנו. אנחנו משקפים ללקוח את התחזית הנכונה ביותר בצורה מוחלטת - לא מה שנוח לנו, אלא מה שמשרת אותו," מעיד וינדמן.
גישה זו יוצרת שקט נפשי עבור מקבלי ההחלטות בארגון: הם יודעים שיש מישהו שמחזיק את התמונה המלאה, שעומד בצידם, ושאינו פועל מאינטרסים מנוגדים.
אירוע של WINDMAN: שותפות שמתחילה לפני האירוע וממשיכה למערכת יחסים ארוכת שנים
WINDMAN היא חברת בוטיק לקריאייטיב, חוויות והפקת אירועים ברמת פרימיום, הפועלת עם הנהלות בכירות, מותגים מובילים וארגונים שמחפשים הרבה מעבר לאירוע מוצלח. החברה מתמחה בתרגום מטרות עסקיות, ערכים ומסרים מורכבים למערכות חווייתיות שמחברות בין תוכן, רגש, עיצוב וביצוע מושלם.
WINDMAN פועלת כ-One-Stop-Shop מפיתוח קונספט ואסטרטגיית חוויה, דרך מיתוג ותוכן, תכנון לוגיסטי וטכנולוגי - ועד ניהול קריאייטיבי, טכני ולוגיסטי מלא בשטח. התהליך כולו מתוזמן, מתואם ומנוהל על ידי אותו גורם, מהרעיון הראשוני ועד הודעת התודה שנשלחת לכל משתתף.
לקוחות החברה – אשר חלקם מלווים אותה כמעט מאז הקמתה לפני קרוב לשני עשורים - מוצאים בה שותפה שמבינה את הערכים והאסטרטגיה שלהם, ולוקחת חלק בבנייה שלה. כי אירוע שנולד מתוך שותפות אמיתית - הוא אירוע שנשאר.
