העובדים הדיגיטליים נכנסים לארגונים בישראל: STSICONIC בונה מערכות AI שעובדות לפי הדרך שבה הארגון מתנהל
במשך שנים פיתוח מערכת ייעודית היה פרויקט ארוך ויקר, ולכן ברירת המחדל הייתה לקנות מוצר מדף ולהתאים אליו את העבודה. כלי ה-AI שינו את המשוואה, ואיתה את השאלה שארגונים צריכים לשאול. תמר רם, מנכ"לית STSICONIC: "לא מתאימים את הארגון לתוכנה, בונים את הטכנולוגיה סביב הארגון"
כל מנהל מכיר את הרגע הזה. מישהו בארגון מעביר מידע ממערכת אחת לשנייה בהעתק-הדבק, מפיק דוח ידנית פעם בשבוע, או בודק סטטוס בשלושה מקומות שונים כדי להרכיב תמונה אחת. ההרגשה שזה יכול לעבוד אחרת קיימת, אבל היא נבלמת מול ההנחה שרווחה בשוק במשך שנים: פתרון שנבנה בדיוק לארגון הוא יקר, כבד ואיטי מדי. מההנחה הזאת נגזרה ברירת המחדל שלפיה קונים מוצר מדף ומתאימים אליו את הארגון, ולא להפך.
ההנחה הזאת כבר לא מחזיקה, כך אומר שי רם, מייסד STSICONIC וראש צוות הפיתוח. "אנחנו כבר לא בעידן התעשייתי, אנחנו בעידן המידע, שבו כמעט כל דבר אפשר לפתח. השאלה כבר לא אם אפשר לבנות, אלא מה נכון לבנות, וזה בדיוק מה שדורש ראייה מערכתית".
מה שהיה פרויקט של שנתיים ומאות אלפי שקלים קורה היום בחודש
נקודת המפנה, לדברי רם, היא סוף 2023. "אז התחילה מהפכת ה-AI, ושם העולם השתנה. היום מתכנת כותב קוד בעזרת כלי AI, וזה מקצר המון תהליכים". התוצאה ניכרת בסדרי הגודל: מערכת ייעודית לארגון, שבעבר יכלה לדרוש שנה או שנתיים של פיתוח ותקציב של מאות אלפי שקלים, מגיעה היום, במקרים המתאימים, למערכת עובדת בתוך כחודש.
לשינוי הזה יש משמעות שחורגת מלוחות זמנים. כשעלות ההתאמה האישית צונחת, נופלת איתה הסיבה המרכזית שבגללה ארגונים התפשרו על מוצרי מדף. גם ארגון שכבר רכש תוכנה ולמד לחיות עם המגבלות שלה מגלה שהפשרה הזאת אינה בהכרח נתונה. זה אינו שיפור טכנולוגי נקודתי אלא שינוי בחוקי המשחק של השוק כולו, ומכאן שהשאלה שעל שולחן ההנהלה מתהפכת: לא איך מתאימים את הארגון לתוכנה שנרכשה, אלא איך הארגון צריך לעבוד, ואיזו טכנולוגיה נבנית סביב התשובה.
לא מתחילים מענף ולא ממוצר קבוע, אלא מהפעולות שמתבצעות בארגון
נקודת המוצא היא הארגון עצמו, הפעולות שמתבצעות בו בפועל והאנשים שעושים אותן, ורק אחר כך הטכנולוגיה שנבנית סביבם. זו הגישה של STSICONIC, חברה ישראלית שהוקמה לפני כשנה וחצי. אין כאן הטמעה של מערכת קיימת, אין פיתוח לפי רשימת דרישות שהוגשה מראש ואין חיבור בין כלים שכבר נמצאים בארגון. ההבדל הוא בנקודת ההתחלה. "אנחנו מגיעים לארגון בלי תבנית מוכנה, ובונים אותה יחד איתו", מציינת רם.
תמר רם, מנכ"לית STSICONIC
(צילום: יריב וינברג, סימנים)
ב-STSICONIC הפכו את הגישה הזו למתודולוגיית עבודה סדורה: הצוות נכנס לארגון, ממפה את הפעולות, המידע והתהליכים שמתבצעים בו בפועל, מזהה היכן נוצרים עומס, כפילויות ועבודה ידנית, ורק לאחר מכן מתכנן ובונה את שכבת הטכנולוגיה שתתאים לדרך שבה הארגון צריך לעבוד.
מכאן נגזר מאפיין שמבדיל את השיטה מפתרונות ענפיים: היא אינה תלויה בסוג העסק. "כל עוד יש בארגון אנשים, מידע ופעולות שחוזרות על עצמן, אפשר לבחון מחדש איך הוא עובד", אומרת רם. "זה לא משנה באיזה תחום הוא פועל".
המשמעות היא שהגישה אינה מוגבלת לענף מסוים. המכנה המשותף בין החברות והארגונים הרלוונטיים הוא היקף פעילות שמייצר מידע, תהליכים ומשימות חוזרות, ושבו טכנולוגיה יכולה לצמצם עבודה ידנית, לייעל את ההתנהלות ולשפר את השליטה בתהליכים.
לכל ארגון נבנה הרובוט שלו, שמבצע בפועל את מה שנעשה עד אז ידנית
הביטוי המעשי של התפיסה הזאת הוא מה שבחברה מכנים "הרובוט של הלקוח". הוא נבנה סביב הפעולות של אותו ארגון ומקבל הגדרת תפקיד משלו: קורא מידע, מסכם אותו, מעביר אותו הלאה, מפעיל תהליכים, עוקב אחריהם, מעדכן ומבצע פעולות שנעשו עד אז ידנית. במילים אחרות, עובד דיגיטלי חדש שמצטרף לצוות ומכיר את דרך העבודה של המקום.
"זה לא צ'אט ולא תוסף למערכת", מדגיש רם. "זה עובד דיגיטלי שמקבל הגדרת תפקיד ומכיר בדיוק את התהליכים של הארגון שהוא עובד בו".
תמורה לכסף: סדר, נתונים ויכולת לצמוח בלי להוסיף עומס
הכדאיות הכלכלית, לדברי רם, נמדדת בתמורה ולא רק במחיר: סדר בתהליכי העבודה, שקיפות לגבי הכנסות והוצאות, החלטות שמבוססות על נתונים ולא על תחושות, פחות עבודה ידנית, ויכולת לצמוח בלי שכל גידול בפעילות ייצר עוד ועוד עומס תפעולי. פרויקט כזה עשוי להוזיל את הוצאות הטכנולוגיה של הארגון, ולעיתים פתרון ייעודי יקר יותר ממנוי חודשי, אך המדד נמצא ממילא במקום אחר. לפי משוב שאספה החברה מלקוחותיה, נחסכות להם בממוצע מעל 40 שעות בחודש של תפעול ופעולות ידניות.
המנכ"ל לא הופך למנהל פרויקט טכנולוגי, הצוות נכנס לארגון ולומד אותו
השלב שבו נקבעת איכות הפתרון הוא האפיון, ובחברה מתארים אותו כעבודה שנעשית בתוך הארגון ולא מולו.
"המנכ"ל או המייסד לא צריכים להפוך למנהלי פרויקט טכנולוגי", אומרת רם. "הם מסבירים לנו את העסק, את הבעיות ואת המטרות, ומשם אנחנו נכנסים פנימה". צוות מומחים יושב עם האנשים הרלוונטיים בכל יחידה, לומד מה בדיוק מתבצע בכל שלב, ומתרגם את זה לפתרון. דווקא בשיחות האלה, עם מי שמבצע את העבודה מדי יום, מתגלות לרוב הפעולות שאיש לא עצר לשאול לגביהן למה הן עדיין ידניות.
לא מוסרים מערכת ונעלמים: הליווי ממשיך גם אחרי העלייה לאוויר
הטמעה אינה סוף התהליך אלא תחילתו. בחברה מדגישים שהמערכת ממשיכה להשתנות ככל שהארגון משתנה, ושצוות המומחים נשאר עם הלקוח גם אחרי העלייה לאוויר, מלווה, מתאים ומרחיב. לקוחות, אומרת רם, נשארים שנים ומוסיפים פתרונות עם הזמן.
"אנחנו בונים רובוטים, אבל בסופו של דבר אנחנו בני אדם", היא אומרת. "ברגע שארגון מחליט להכניס טכנולוגיה לעבודה שלו, הכי חשוב שיעמוד מולו צוות שמכיר אותו ונמצא שם לאורך הדרך".
ארגון שיש בו תחושה שמשהו נעשה ידנית ללא צורך, כנראה צודק. מה שהשתנה הוא שהמסקנה הזאת כבר לא מובילה לחיפוש תוכנה שתתאים בערך, אלא לצוות שיאפיין את הארגון, יבין איך הוא עובד ויבנה סביבו את הפתרון. זו בדיוק נקודת המוצא של STSICONIC.
