ראיון עבודה: הוראות הפעלה למראיין המזדמן

לא אחת קורה שעובד בכיר או אפילו זוטר – מוצאים את עצמם בכיסא המראיין. אף שעל פניו ראיון עבודה נדמה כתהליך פשוט עבור המראיין, לאמיתו של דבר הוא דורש הכנה ומחשבה. ראיון המנוהל בחוסר מקצועיות מבזבז זמן יקר לשני הצדדים, ופוגם בגיוס יעיל ואיכותי.

מזכירת החברה התפטרה מבלי לתת התראה מספקת ואחראית הגיוס בדיוק יצאה לחופשה בת שבועיים. קיבלת תקן חדש וזו פעם ראשונה שאת נדרשת לאייש אותו? במרבית המקרים תהליך הגיוס ינוהל ע"י בעל מקצוע – בתוך החברה או מחוצה לה – אך לעתים הפתרון הזה לא זמין. אם נקלעתם למצב בו אתם נדרשים לגייס עובד לתפקיד, קבלו את מדריך בשישה שלבים לגיוס יעיל ונכון:

1. הגדר את צרכי המשרה

הגדירו לעצמכם בדיוק מה אתם מחפשים – זה השלב החשוב ביותר שבו תחסכו לעצמכם זמן רב: הגדירו היטב את צרכי התפקיד ואת מה שאתם מחפשים במועמד: למי יהיה כפוף? מה שעות העבודה הדרושות לכם? וכו'. למה זה חשוב? כדי שתדעו לפרסם מודעת דרושים מדויקת שתביא לכם את קורות החיים המתאימים ביותר, וכדי שתדעו עם מי מהמועמדים כדאי ליצור קשר להמשך התהליך.

2. התכוננו כראוי לראיון טלפוני מקדים

עברתם על קורות החיים שהתקבלו ויש לכם מועמדים מבטיחים? ערכו ראיון טלפוני. ראיון טלפוני מקדים ימנע הכבדה מיותרת ובזבוז זמן של שני הצדדים – אין טעם לזמן מועמדים שלא עומדים בדרישות החובה שפרסמתם או שמצפים לתנאי שכר מפליגים שאינכם מסוגלים לעמוד בהם.

מטרת השיחה היא לברר בקצרה התאמה לכאורה של המועמד לדרישות המשרה ותיאום ציפיות כללי לגבי תנאי העבודה והשכר.

הכינו רשימת שאלות ענייניות לנושאים שאינכם בטוחים לגביהם ולנושאים שחייבים בירור ראשוני מסנן – תארו לעצמכם ראיון עבודה שמסתיים לאחר כמה דקות כשהמועמד מבין ששעות העבודה לא מתאימות לו.

נצלו את שיחת הטלפון ל"טיזר" שיווקי קטן - תנו מידע ראשוני ממוקד על התפקיד והציגו את החברה באור חיובי. עם זאת, זכרו שאין טעם להעמיס על המועמד מידע מיותר – יהיה מספיק זמן בראיון הפרונטאלי להעמיק בהיבטים נוספים.

3. הקדישו זמן להכנה לקראת הראיון האישי

לפני תחילת הראיון הקדישו זמן לעיון בקורות החיים של המועמד והכנת השאלות המותאמות לו אישית. הכנה נאותה תחסוך בזמן, תמקד את הראיון בנושאים רלוונטיים, ותשדר למרואיין שהמראיין בקיא בחומר. מרואיינים רבים חווים ראיונות רבים, ומראיון לראיון משכללים את המיומנויות שלהם: אין דבר מביך יותר משאלה שהתשובה עליה ברורה מסקירה מהירה של קורות החיים, או שנדונה בראיון הטלפוני.

כדאי להיות בקיאים ולהוביל את השיחה למחוז חפצכם: המנעו ממענה על טלפונים במהלך הפגישה ואל תקטעו את הראיון כדי לחתום על מסמך "דחוף" עבור המזכירה. כדאי לתכנן מראש את הדרך בה תציגו את החברה, התפקיד, את תחומי האחריות, שכר ותנאים נלווים ועוד.

4. קבלו את המועמד בכבוד ובנימוס והמנעו מהמתנה ארוכה

זה הגיוני וסביר להמתין מספר דקות לראיון עבודה, אבל - לא צריך להגזים. המרואיין הוא אורח שלך שאתה ביקשת לפגוש – התייחסו אליו בכבוד, כאילו היה קולגה או ספק שירותים של החברה. זכרו שאיחור גדול משדר מסר שלילי על יחסי האנוש השוררים בחברה, ובפרט כשמדובר בתפקיד של אדם שיעבוד במחיצתכם – המועמד עשוי להסיר מועמדותו כדי לא לעבוד במקום שבו אנשים מפגינים משוא פנים.

5. ההצגה חייבת להמשך

חשוב לשמור על אוירה טבעית וספונטנית – אך כמו על הבמה, יש צורך בתסריט ובכמה אלתורים. מומלץ לחלק את זמן הראיון כך שהחלק המרכזי יוקדש לשאלות למועמד ואפשרות לתהות על קנקנו, ניסיונו, ציפיותיו והדרך בה הוא רואה את עצמו משתלב וחלק קצר יחסית להצגת החברה והתפקיד.

התרשמותו של המועמד מהחברה חשובה מאוד, לכן רצוי לדבר בטון מלהיב ולגרום למועמד להרגיש רגוע ולא מאוים, מה שיעזור לו לשוחח באופן טבעי ונינוח. גם כשברור לכם שהמועמד לא מתאים לתפקיד, כדאי להמשיך בהצגה עד הסוף ולתת לו את הכבוד שמגיע לו.

שימו לב לשפת הגוף של המועמד, מידת הפתיחות שלו, התעניינותו, יצירת קשר עין ודרך לחיצת היד שלו ולשינויים שחלים בכל אלה בהתאם לנושאי השיחה – זה עשוי להסגיר את תחושתו הפנימית לנושאים שעלו.

6. עדכנו את המועמד – גם אם לא התקבל

זה נכון, הגעתם לכיסא המראיין לגמרי בטעות, אך זכרו שאין דבר שמועמדים שונאים יותר מחוסר ידיעה וחוסר יחס אישי. בהיעדר נציג רשמי ממחלקת הגיוס, חשוב להבין שבפני המרואיין – אתם מייצגים את החברה ולכן חשוב להתנהג בהתאם:

עדכון המועמדים לגבי התקדמותם בתהליך הגיוס מציג את החברה ככזו הפועלת על פי סטנדרטים ונהלים – כנהוג במדינות רבות בעולם. בכל שלב בתהליך, עדכנו את המועמדים שלכם – די בהודעה קצרה ועניינית כדי שיחושו שיש אנשים טובים בצד השני – עדכנו אותם על קבלת קורות החיים, ספרו להם על המשך התהליך עם לוח זמנים מסודר וגם כשזה לא נעים – עדכנו בתשובה שלילית: תשובה שלילית עדיפה על אי הידיעה.

הכותבת היא מומחית לליווי וייעוץ בכירים ב-AllJobs דרושים