מזכירה OUT, מנהלת אישית IN

דימויה המקצועי של המזכירה אינו מהגבוהים בהיררכיית המקצועות. אך כמו בכל מקצוע, גם כאן קיים דירוג, ואלו שלמעלה, מזכירות של מנכ"לים למשל, אוחזות למעשה בעמדות רבות השפעה.

המזכירה או העוזרת האישית (Personal Assistant) של ימינו, כן במרבית המקרים מדובר עדיין בנשים, לא בדיוק תואמת את הדימוי הישן. היא מתמרנת בין יומנים דיגיטליים, מנהלת את המשרד ולפעמים גם אחראית על חייו הפרטיים של הבוס, ואגב, היא אפילו מרוויחה לא רע. בקבוצת חבר הון אנושי מסבירים שכיום גם אוכלוסייה אקדמית נפנית לתחום המשמש לעתים גם כדלת כניסה יוקרתית לארגונים - חיילת ששירתה כמזכירה בכירה (וללא ניסיון אזרחי) תשתכר בממוצע כ־6,000 שקל.

בשנים האחרונות נפתחו בתי ספר רבים ללימוד מקצוע המזכירות, והנושא זוכה ליחס הרציני המתאים. במקום לשכור צעירות שמחפשות עבודה זמנית בין הצבא לטיול, משרדים רבים מחפשים בעלות ניסיון והשכלה אקדמית. לדברי דנה אברהם, מנהלת חטיבת PTS (Permanent Temporary Staffing) במנפאואר ישראל שאחראית, בין היתר, על השמת מזכירות מכל הדרגים בארגון, בשבע השנים האחרונות חל שינוי בהתייחסות ובדרישות הקבלה למקצוע, ועולם התוכן של מזכירות בכירות ומנהלות לשכה התרחב משמעותית. "ברגע שמנהלים בכירים הבינו שהצלחה בתפקיד תהיה לא רק בניהול יומנים, אלא גם בפן העסקי של מעקב אחר כספים, פרוטוקולים של ישיבות ואירוח משקיעים מחו"ל, הדרישות עלו", מנתחת אברהם.

"ההגדרה של התפקיד היא בעיקר ברמה הבין־אישית, כי מדובר במשרת אמון", מספרת אברהם. "המזכירה אחראית על ניהול יומנים, קביעת טיסות לחו"ל, הזמנת מלונות וגם על הפקידות הכפופות לה. ברמה המינהלית היא מתאמת ויושבת בישיבות ההנהלה, רושמת פרוטוקולים ולעתים אף מעורבת בקבלת החלטות. זו הופכת לעמדת כוח בארגון, ויש בתפקיד הזה המון עניין. המזכירה נחשפת לתוכן עסקי. מלבד זאת ישנו הפן האישי של שליחויות פרטיות למנהל. אצל כל מנהל הדרישות משתנות, אולם בחלק מהארגונים זהו חלק מדרישות התפקיד".

איילת ורשביאק, מנכ"לית קבוצת חבר הון אנושי, מוסיפה שכיום כבר לא קוראים למקצוע מזכירה. "כשיש אמצעים טכנולוגיים כמו יומנים אלקטרוניים, אאוטלוק וסלולרים לא צריך שיזכירו לנו. היום התפקיד נקרא אדמיניסטרטורית, מתאמת רכש וכדומה. התפקיד גדל וגם הניסיון ותנאי הסף. בנות רבות מעוניינות בתפקיד כי זה כבר לא רק לעשות קפה, אם בכלל".

הרוב אישי

מובן שבתפקיד שבו עובדים צמוד לאדם מסוים סביב השעון, הכימיה הבין־אישית משמעותית. "כשאנחנו בונים דרישה לתפקיד יחד עם הארגון שפנה אלינו, אנחנו מכינים הגדרת תפקיד מסודרת ודגשים בין־אישיים", מסבירה אברהם. "יכול להיות שמועמדת לא תתאים מבחינת דרישות סף, אבל תתאים מצוין ברמת הכימיה עם המנהל".

אז למה רואים רק נשים בתפקיד?

"מועמדות ראויות בעלות ניסיון יכולות להגיע למשכורות יפות מאוד, אבל זה לא מיוחצן מספיק, ולכן התפקיד נחשב ללא אטרקטיבי. אפשר למצוא גברים המשמשים כעוזרים אישיים בעיקר בפן העסקי, אבל מדובר בארגונים גדולים מאוד, שבהם למנכ"ל יש צי של עוזרים חוץ מהמזכירה האישית".

פ' (השם המלא שמור במערכת), הנמצאת עשור בתחום כעוזרת אישית בארגון גדול, מתמקדת במסגרת תפקידה ב"כל מה שאפשר להוריד מראשו של המנהל, כדי שהוא יוכל להתרכז בדברים העיקריים והמתומצתים. אני משמשת מעין פילטר, וזאת נוסף על ניהול לו"ז ועניינים מזכירותיים אחרים". בנוגע להתעסקות בענייניו הפרטיים של הבוס היא מדגישה: "הגדרת התפקיד נבנית בדיאלוג משותף בין הבוס למזכירה האישית שלו".

פ' סבורה כי עוזרת אישית צריכה לעשות את "העבודה השחורה" עבור המנהל. "היא תצטרך להכניס קפה לישיבות אם היא רוצה להיות יותר ממזכירה. היא חייבת לחוש ביטחון בעצמה על מנת שתוכל לעשות דברים נוספים. העוזרת האישית היא גם כרטיס הביקור של הלשכה. אם לא תחייכי, מצב הרוח הכללי יהיה שפוף".

לדברי פ' לא כל המנהלים הפנימו שעוזרת אישית זכאית לגמול הולם עבור זמינות שירותיה. "הגעתי לראיון עבודה במשרד עורכי דין גדול מאוד, אצל עורך דין מפורסם שחיפש עוזרת אישית, אבל היה מוכן לשלם לה רק 5,000 ברוטו. אני מניחה שהוא מצא לבסוף מישהי שהסכימה, אבל היא בטח לא לקחה בחשבון שהיא תצטרך להיות זמינה עבורו יומם וליל. עוזרת אישית היא חוליה חשובה במערכת. יש מקומות שלא מבינים את זה, ונראים בהתאם".

ורשביאק מציינת שדווקא במשרדי עורכי הדין הגדולים רואים את השינוי בתפיסת התפקיד. לדבריה "אם בעבר היה 'חדר כתבניות' שבו עשר כתבניות ישבו והקלידו כל היום, כיום זה עולם הולך ונעלם. גם במשרדים הגדולים יש מספר מצומצם ביותר של כתבניות, כי הרוב כבר מקלידים בעצמם. בחלק מהארגונים מכנים את אותה מזכירה חזקה ובעלת כוח 'הרוטוויילר' - אישיות חזקה וסמכותית שעומדת על סף דלתו של המנהל ומחליטה מי יעבור ומי לא".

ד', בת 37, מחפשת כרגע עבודה כעוזרת אישית. אף שלמדה חינוך מיוחד, התגלגלה בתום הלימודים דווקא לחברת הייטק והחליטה להישאר בתחום. מאז עברה כבר שלושה מנהלים. "עוזרת אישית הוא אחד התפקידים שקשה לאייש, כי לא מדובר רק בסל של כישורים, אלא גם בכימיה", היא אומרת. "אם היא קיימת, זה אומר שאפשר לקרוא את המנהל ללא מילים, לסגור עבורו פינות, להכין אופציות, להיות צעד אחד קדימה. עוזרת אישית צריכה להכיר את הארגון ואת הפוליטיקה בו".

לדבריה, הגדרת התפקיד משתנה מארגון לארגון. "עבדתי בעבר עם סמנכ"ל מכירות על תחזיות של מכירות. מדובר בנתונים רבים וריכוזם בדו"חות. הייתי צריכה להכיר את העסק על בוריו".

ד' סבורה שעוזרת אישית מנוסה יכולה לחזות מראש את יחסיה עם הבוס המיועד. "עכשיו התקבלתי לבנק השקעות גדול, ובסוף התהליך הבנתי שלא אוכל לעבוד עם המנהל. ראיתי שם אווירת פחד וצעקות. קלטתי מאנשים אחרים את התחושות כלפיו כשהייתי שם בראיונות".

הרוב תלוי בבוס

ס', בת 28, בעלת תואר ראשון, עובדת בחברת הייטק ונמצאת כרגע במעבר בין תפקידים - ממנהלת אדמיניסטרטיבית לעוזרת אישית של המנכ"ל. "עד עכשיו עשיתי את שני התפקידים במקביל עבור שני בוסים, המנכ"ל והסגן שלו, והבנתי שאני קורסת, אז דרשתי שיביאו מישהי תחתיי שתשמש כמנהלת האדמיניסטרטיבית במקומי. לפני כמה שבועות היא הגיעה, ואני קיבלתי שינוי תפקיד והעלאה במשכורת".

יומה של ס' מתחיל בהגעה למשרד והנחת כוס מים על שולחנו של הסמנכ"ל. "דרך התקשורת העיקרית של המנכ"ל שלי היא הודעות קוליות בטלפון של המשרד, אז בממוצע מחכות לי 15 הודעות כשאני מגיעה בבוקר. כשהוא מגיע אנחנו עורכים ישיבה קצרה על סדר היום ועל משימות שצריך לבצע. בין לבין אני צריכה לטפל באינטרנט שנפל, לבצע הזמנות של ציוד, לצעוק על ספקים, להוציא שליחויות, לעזור להנהלת חשבונות, להזמין טיסות ומלונות לעובדים של החברה ולאורחים".

ס' אחראית גם על טיפול בענייניו האישיים של המנכ"ל. "אני קובעת לו תורים אצל רופאים, מעבירה מסרים לאשתו, מדברת עם המורות בבית הספר של ילדיו, משלמת לאנשי שירות שעובדים בביתו הפרטי ובעצם כל מה שהוא מבקש. זה דומה ל'שטן לובשת פראדה', רק שכאן מדובר בבוס נחמד. כשהסמנכ"ל ביקש ממני דברים אישיים מדי פעם זה מאוד הפריע לי, כי לא הסתדרנו. באחת הפעמים הוא ביקש ממני הצעות מחיר משלוש משתלות על עץ מסוים שהוא רצה לשתול בבית. התעלמתי מההנחיה, והוא גם שכח לשאול".

כיום המנכ"ל יכול להעיר את ס' בארבע בבוקר כשהוא נמצא בארצות הברית לצורך עסקים, ובעצם היא מקבלת ממנו טלפונים והודעות כמעט 24 שעות ביממה. למרות זאת היא שמחה להפוך לעוזרת האישית שלו. "אנחנו מסתדרים מצוין, וזה חשוב, ומלבד זאת אני אהיה אחראית לצדו על גיוס משקיעים".

אברהם סבורה שתפקיד המזכירה או העוזרת האישית הפך היום לקריירה של ממש. "אם פעם מישהי אמרה בשקט 'אני מזכירה', היום להיות מנהלת לשכה נחשב לשיא קריירת המזכירות. כיום יש הרבה יותר מועמדות לתפקידי עוזרת אישית ונשים רבות רואות בו קריירה".

ד' מסכימה עם הקביעה. גם מבחינתה מדובר בקריירה. "אני לא מצטערת שלא המשכתי בחינוך מיוחד. זו העבודה שבחרתי ואני שם לגמרי. זה לא משהו זמני". ס' לא מגדירה את תפקידה הנוכחי כקריירה, אולם היא מתעניינת לפתח את תחום גיוס המשקיעים שבו תעסוק. "זה כיוון שאני שוקלת לפתח, לקחת קורסים בנושא ולצבור ניסיון. זו בהחלט יכולה להיות אופציה טובה לתחילתה של קריירה". ואילו פ' לא מסכימה לחלוטין. "אני לא הייתי קוראת לזה קריירה. זו רק עבודה מבחינתי".