• תפריט
המדריך

הכירו את המחברת הווירטואלית: טיפים ל-OneNote

בתוך חבילת אופיס 2007 מסתתרת תוכנה יעילה ופשוטה שיכולה להיות שימושית מאוד לסטודנטים, למנהלים, ובעצם לכל כותב. כך תפיקו ממנה את המרב - החל בהקלטת אודיו שתלווה את ההקלדה ועד זיהוי טקסט בצילומי מסך

רן יניב הרטשטיין 15:4021.03.09

אם התרגלתם לחשוב על Office של מיקרוסופט כעל חבילת תוכנות משעממות, כבדות ועמוסות בפיצ'רים מיותרים, יש לפחות תוכנה אחת בחבילה הזו שעשויה לשנות את דעתכם. OneNote הופיעה לראשונה באופיס 2003 כמעין "מחברת וירטואלית" לניהול רשימות, ומאז זכתה לקהל מעריצים נאמן הודות לפשטות וליעילות שלה.

 

OneNote נראית ומתנהגת בדיוק כמו ילקוט בית ספר: אפשר לאחסן בה כמה מחברות ולעבור ביניהן בקלות. כל מחברת מחולקת ללשוניות לפי נושאים, ובכל לשונית אפשר ליצור כמה עמודים שצריך. אפשר לכתוב בכל מקום שרוצים בעמוד, ולהדביק תמונות או קבצים בין העמודים. כל המידע נשמר בזמן אמת - אין ב-OneNote כפתור שמירה, ואפילו אם OneNote תתרסק או תיתקע, היא תפעל מחדש מיד אחר כך, וברוב המקרים לא תאבד אפילו תו אחד.

 

כמובן, המגבלות הרגילות של מחברות לא חלות עליה - העמודים אינם מוגבלים באורכם, ואפשר לשמור בהם גם סרטים וקטעי אודיו. אפשר לארגן את העמודים במגוון שיטות, אבל אפשר גם פשוט לעשות חיפוש מהיר בכל התוכן ולמצוא מיד את מה שצריך. הודות לאינטגרציה עם תוכנות אחרות של אופיס, אין צורך להקליד מחדש את הרשימות כדי להפוך אותן למסמכים ב-Word או למשימות ב-Outlook.

 

OneNote מתאימה במיוחד לסטודנטים שצריכים לנהל רשימות באופן יומיומי, אבל כמעט כל אחד יכול להפיק ממנה תועלת. היא מצטיינת באיסוף ובניהול של מידע מגוון ממקורות רבים, והיא יכולה לסייע למנהלים, לעובדי מידע, לכותבים וליוצרים אחרים, לחוקרים, או כל מי שמחפשים מקום לכתוב בו את הגיגיהם. משתמשי מחשבי לוח ימצאו בה גרסה מתקדמת של Journal, תוכנת המחברת הבסיסית יותר שמגיעה עם חלונות.

 

OneNote מצורפת רק ל-Office Home and Student, שמחירה כ-400 ש"ח, ושכוללת בנוסף גם Word‏, Excel ו-PowerPoint, ואפשר לקנות אותה בנפרד, במחיר דומה. גרסת ניסוי ל-60 יום של OneNote אפשר להוריד כאן.

 

במדריך זה אספנו כמה עצות שיעזרו לכם להתאקלם ל-OneNote 2007 ולהשתמש בכמה מהתכונות השימושיות ביותר שלה, כמו שילוב בין הקלטות לרשימות, סנכרון רשימות בין מחשבים, ועוד.

 

עזרה למתחילים

 

OneNote היא עדיין תוכנה צעירה יחסית, ומודל השימוש בה יהיה זר ומבלבל עבור משתמשים רבים. לכן, בפעם הראשונה שתפעילו את OneNote, היא תיצור שלוש "מחברות" חדשות - מדריך לשימוש ב-OneNote, מחברת דוגמה לאחסון מידע אישי, ומחברת דוגמה לאחסון מידע שקשור בעבודה. תוכלו לפתוח אותן שוב בכל עת. הן נמצאות בתיקיית המסמכים שלכם (My Documents), בתוך התיקייה OneNote Notebooks. 

 

התמצאות ראשונית ב-OneNote במחברת OneNote 2007 Guide התמצאות ראשונית ב-OneNote במחברת OneNote 2007 Guide צילום מסך: onenote

 

כל מחברת שתפתחו ב-OneNote תופיע בסרגל הצדדי בצד שמאל. כדי לעבור ביניהן, לחצו על המחברת הרצויה. מחברות של OneNote מחולקות ללשוניות, שמופיעות מתחת לסרגל הכלים. עברו בין הלשוניות באמצעות קיצורי המקלדת Ctrl+Tab ו-Ctrl+Shift+Tab, או פשוט לחצו על הלשונית הרצויה.

 

לבסוף, הלשוניות מכילות עמודים - שבהם תשמרו את כל הרשימות שלכם. העמודים של כל לשונית מופיעים כדגלים, בסרגל הצדדי בצד ימין. כדי לעבור ביניהם, השתמשו בקיצורי המקלדת Ctrl+PgUp או Ctrl+PgDn, או פשוט לחצו על הדגל שלהם. להוספת תוכן לעמוד, לחצו בכל מקום והתחילו להקליד.

 

למידע נוסף על אופן השימוש ב-OneNote ועל התכונות השונות שלה, קראו לפי הסדר את העמודים בלשונית Getting Started with OneNote במחברת OneNote 2007 Guide. הלשונית השנייה, More Cool Features, מכילה טיפים מתקדמים יותר, שחלקם מופיעים גם בכתבה זו.

 

הקלטת פגישות, הרצאות או ראיונות

 

אם אתם משתמשים ב-OneNote על מחשב נייד בזמן הרצאה, פגישה, או ראיון, תוכלו להשתמש במיקרופון המובנה במחשב או במיקרופון חיצוני כדי לשלב בין הקלטה לרשימות. בסרגל הכלים, לחצו על הכפתור עם ציור המיקרופון, ובחרו את האפשרות Record Audio Only או Record Video (כדי להקליט וידיאו, צריכה להיות מחוברת למחשב מצלמת רשת).

 

עם תחילת ההקלטה, OneNote תיצור מסגרת חדשה בעמוד הנוכחי עם ההקלטה עצמה ועם מקום לטקסט, וכן תציג סרגל כלים חדש בשם Audio and Video Recording עם שעון ועם כפתורים לשליטה בהקלה. המשיכו להקליד את הרשימות שלכם כרגיל במהלך ההקלטה בתוך המסגרת שנוצרה בתחילת ההקלטה. בתוך ההקלטה, לחצו על Stop (מימין לכפתור Play) בסרגל הכלים Audio and Video Recording.

 

אחרי ההקלטה, עיינו ברשימות שאספתם במהלכה. ליד כל שורה, יופיע כפתור Play קטן. לחיצה על הכפתור תתחיל את הנגינה מעט לפני הרגע שבו הקלטתם את השורה. הרשימות שלכם יהפכו למעין אינדקס או ראשי פרקים להקלטה, ותוכלו לחזור בקלות בדיוק לרגע המתאים בהקלטה.  

 

הקלטה מתוך OneNote הקלטה מתוך OneNote צילום מסך: onenote

 

כמו כל דבר אחר ב-OneNote, ההקלטות נשמרות בתוך המחברת אוטומטית ללא פעולות נוספות. לא תצטרכו ללחוץ על כפתור השמירה, לא תצטרכו לבחור תיקייה. כדי להוציא את ההקלטות מהמחברת (לשליחה באימייל או להעברה לנגן מדיה), פשוט גררו אותן לשולחן העבודה, או לחצו על האייקון עם כפתור העכבר הימני ולחצו על Save As. ההקלטות נשמרות בפורמט Windows Media Audio, עם סיומת wma. למידע נוסף על פתיחה או המרה של קבצים מסוג זה, עיינו במדריך איך לפתוח כל קובץ.

 

אם זו הפעם הראשונה שהקלטתם באמצעות OneNote, תוצג תיבת דו-שיח שבה תישאלו אם ברצונכם להפעיל את החיפוש באודיו ובווידיאו. שימו לב שאפשרות זו אינה מתייחסת לסנכרון בין הרשימות להקלטה, אלא לחיפוש של ממש בתוכן ההקלטה, באמצעות זיהוי קול. החיפוש באודיו ווידיאו פועל רק עבור אנגלית, צרפתית, גרמנית, איטלקית, יפנית, קוריאנית וספרדית, ורק עבור השפה של הממשק של OneNote.

 

בכל מקרה, OneNote אינה מאפשרת זיהוי קול בעברית, אבל אם אתם משתמשים ב-OneNote באנגלית, תוכלו לפחות לחפש בתוך אודיו ווידיאו באנגלית. קראו את הדגשים בתיבת הדו-שיח, ולחצו על Enable Audio Search כדי להפעיל את זיהוי הקול. אחרת, לחצו על Keep Audio Search Disabled.

 

כדי לכבות את אפשרויות החיפוש באודיו ווידיאו, פתחו את התפריט Tools ובחרו את האפשרות Options. לחצו על Audio and Video ברשימה בצד שמאל, והסירו את הסימון מהשורה Enable searching audio and video recordings for words.

 

רשימות מהירות

 

אחרי שתפעילו את OneNote, היא תמשיך לרוץ ברקע גם אם תסגרו את החלון שלה. בשורת המשימות ליד השעון יופיע האייקון של OneNote, ודרכו תוכלו להפעיל אותה או לבצע במהירות פעולות שימושיות.

 

האפשרות השימושית ביותר היא Open New Side Note - כדי להפעיל אותה, לחצו על האייקון פעם אחת או השתמשו בקיצור המקלדת Win+N (מכל תוכנה במחשב). OneNote תפתח חלון צהוב קטן מעל כל החלונות האחרים - מעין פתק פשוט לרשימות מהירות. פשוט התחילו להקליד או גררו לתוך החלון קבצים או מידע מאתרי ינטרנט, וכשתסיימו לחצו על הקיצור Alt+F4 כדי לסגור את החלון. כרגיל, אין צורך לשמור.

 

מהיר וזמין יותר מפתק אמיתי מהיר וזמין יותר מפתק אמיתי צילום מסך: onenote

 

הפתק שיצרתם נשמר בתוך OneNote כעמוד חדש, יחד עם שאר העמודים הלא מתויקים. כדי להגיע אל כל העמודים האלה, לחצו על הכפתור Unfiled Notes (עם אייקון של שלושה דפים בודדים) בתחתית רשימת המחברות, בצד שמאל. בדרך זו, תוכלו להוסיף מידע מהיר ל-OneNote מכל תוכנה במחשב בלי להזיז את הידיים מהמקלדת ובלי לדאוג לגבי המחברת או הלשונית המתאימה לו ביותר, ולהתפנות למיון וארגון המידע בהמשך.

 

צילומי מסך

 

אפשרות נוספת של OneNote שתוכלו להשתמש בה מכל מקום במחשב היא אפשרות צילום המסך - באמצעות קיצור המקלדת Win+S. אחרי הפעלת הקיצור, המסך יכוסה בלבן והסמן יהפוך לצורת צלב. כדי לשמור צילום מסך, גררו מלבן באמצעות העכבר מסביב לאזור שאתם רוצים לשמור. התמונה ששמרתם תופיע כעמוד חדש ברשימת העמודים הלא-מתויקים ב-OneNote. 

 

כתוכנה שמיועדת למחשבי לוח, OneNote כוללת תמיכה מובנית בזיהוי טקסט. OneNote אמנם אינה תומכת בזיהוי טקסט בעברית, אבל תוכלו להשתמש בה כדי להעתיק טקסט מתמונות באנגלית. לחצו על התמונה עם כפתור העכבר הימני, ובחרו את האפשרות Copy Text from Picture. מלבד כמה שורות של ג'יבריש שמהן

צילום מסך שנשמר באמצעות OneNote צילום מסך שנשמר באמצעות OneNote צילום מסך: onenote

הואלנו להתעלם, זהו הטקסט ש-OneNote העתיקה מהתמונה שבדוגמה: 

 

AJ.G. Uproar Is a Defining Moment for Geithner

WASHINGTON — All three of President Obama's top economic

advisers were on message when they appeared Sunday on separate

television talk shows. Treasury Secretary Timothy F. Geithner, they

said, had concluded, based on lawyers' advice, that he could not stop

the S165 million in bonuses that the American International Group

was even then doling out to hundreds of employees.

 

הדפסה ל-OneNote

 

אפשר להכניס מידע לתוך OneNote בכל השיטות המקובלות - להעתיק ולהדביק, לגרור קבצים, או פשוט להקליד ישירות לתוך עמוד. כדי להעביר ל-OneNote כמות גדולה יותר של נתונים, תוכלו "להדפיס" אותם לתוכה.

 

אחרי ההתקנה של OneNote, תתווסף לרשימת המדפסות מדפסת בשם Send to OneNote 2007. תוכלו להשתמש במדפסת זו מכל תוכנה, ולשלוח באמצעותה מידע ל-OneNote. ההדפסה תופיע ב-OneNote כקבוצת תמונות בעמוד חדש ברשימת העמודים הלא מתויקים. שימו לב שכל עמוד מודפס יישמר ב-OneNote כתמונה, ולא כטקסט.
מצגת PowerPoint ש"הודפסה" לתוך OneNote מצגת PowerPoint ש"הודפסה" לתוך OneNote צילום מסך: onenote

 

עם זאת, תוכלו להעתיק את הטקסט מההדפסה (באנגלית או בשפות הנתמכות בלבד, לא בעברית). לחצו עם כפתור העכבר הימני על התמונה ובחרו את האפשרות Copy text from this page of the printout כדי להעתיק טקסט מעמוד אחד בלבד, או את Copy text from all pages of the printout כדי להעתיק את כל הטקסט שהודפס.

 

תוספים

 

בהשוואה לרוב התוכנות האחרות בחבילת אופיס, OneNote מתאפיינת במיקוד ובפשטות יוצאי דופן: היא עושה דבר אחד, והיא עושה אותו היטב. אבל זה לא אומר שאין בה מקום לשיפור. באתר OneNote PowerToys תמצאו תוספים וכלים חיצוניים שמרחיבים את הפונקציונליות של OneNote, ומוסיפים תכונות כמו חיפוש משופר או תצוגה מורחבת.

 

באתר iHeartOneNote תמצאו קהילה של משתמשי OneNote, עם פורומים, דוגמאות למחברות, וקישורים להורדות וטיפים.

 

אלטרנטיבות לחלונות

 

תחת חלונות, החלופה הבולטת ביותר ל-OneNote היא Evernote, שפועלת כבסיס נתונים לרשימות, לאתרי אינטרנט ומסמכים, ולקובצי מדיה. Evernote מאחסנת טקסט, תמונות, קטעי קול וקבצים אחרים, ומנוע החיפוש הפנימי מאפשר למצוא את כולם בקלות. בניגוד ל-OneNote, שמתאימה במיוחד ליצירת תוכן, Evernote מתאימה יותר לאחסון תוכן שנוצר בכלים אחרים, והיא גם אינה תומכת בכתיבה מימין לשמאל.

 

למרות חיסרון בולט זה, יתרונה הגדול של Evernote על OneNote (מלבד היותה חינמית) הוא בזמינות שלה - היא זמינה בגרסאות לחלונות ולמק, והיא מציעה סנכרון בין כל הגרסאות וכן בין שירות מקוון, שמציע את כל הכלים שמציעות התוכנות השולחניות. ב-OneNote תוכלו להשתמש רק ממחשב אחד ורק תחת חלונות, אבל ב-Evernote תוכלו להשתמש כמעט בכל מקום, כולל בטלפון סלולרי.  

 

Evernote. החלופה הבולטת Evernote. החלופה הבולטת צילום מסך: onenote

 

אלטרנטיבות למק

 

משתמשי מק לא ימצאו חלופה מקבילה ל-OneNote, אבל כמה יישומים מציעים פיצ'רים חופפים לפחות באופן חלקי.

 

Evernote זמינה גם בגרסה למק, שמציעה תכונות דומות לגרסה לחלונות וכן מאפשרת סנכרון מלא בין מערכות הפעלה שונות.  

 

Word 2008 למק כולל מצב Notebook, בו אפשר לנהל רשימות בפורמט של מחברת עם לשוניות, בדומה לשיטת העבודה עם OneNote, ואף תומך באינטגרציה עם Entourage, הגרסה של אאוטלוק למק. עם זאת, Word 2008 למק לא תומך כהלכה בכתיבה בעברית. (סקירה כללית של מצב Notebook של Word 2008)

 

VoodooPad היא אלטרנטיבה זולה שקיימת גם בגרסה חינמית מוגבלת, שפועלת כוויקי עם קישורים פנימיים, ומאפשרת לאחסן בה תמונות וקובצי מדיה אחרים.

  

DevonThink מצטיינת כמאגר נתונים אישי לרשימות, מסמכים ומאמרים, והיא כוללת מנוע חיפוש פנימי מתקדם במיוחד שמסייע בזיהוי הקשרים בין פריטים שונים בבסיס הנתונים (מאמר על DevonThink ככלי עזר למחקר, מאת הסופר סטיבן ברלין ג'ונסון)

 

מלבד Word 2008, בכל התוכנות למק תוכלו לכתוב בעברית מימין לשמאל, אבל אף אחת מהן אינה מציעה שליטה מדויקת בכתיבה דו-כיוונית ובשילוב של אנגלית ועברית כמו Word ו-OneNote לחלונות.

 

אלטרנטיבות ללינוקס

 

התוכנה הקרובה ביותר ל-OneNote בלינוקס (ובכל סביבה אחרת) היא Basket, שמשחזרת את רוב התכונות החשובות של OneNote, ואף מציעה אינטגרציה עם Kontact, המקבילה ל-Outlook של KDE.

 

TomBoy, שמפותחת כחלק מפרויקט הגנום ומצורפת להפצות לינוקס רבות, היא מעין וויקי שולחני בסיסי במיוחד, והיא מאפשרת ליצור פתקים ולקשר ביניהם בקישורים בסגנון וויקי. היא רחוקה מלהציע את עושר התכונות של OneNote (וגם לא שואפת לכך), אבל היא מצטיינת כפיתרון פשוט ונוח לרשימות מהירות.

 

משתמשי לינוקס שמעוניינים בפיצ'רים של OneNote המיועדים למחשבי לוח יכולים לנסות את Gournal, שמותאמת במיוחד לעבודה עם סטיילוס במקום עם מקלדת ועכבר.

 

מידע נוסף

 

קיצורי מקלדת ל-OneNote 2007

 

 

 

בטל שלח
    לכל התגובות
    x