איך מגדילים את השליטה על חברות בנות בחו"ל?
בהרבה מקרים שלוחות של חברות ישראליות בחו"ל מתנהלות לבדן. הרבה מהמידע שמגיע מהשלוחות בחו"ל בחזרה לישראל הוא מצונזר, ובהרבה מקרים המידע מגיע רק לצורך הדו"חות הכספיים
15:0225.04.12
חברות ישראליות רבות מחזיקות בחברות בנות בחו"ל, המהוות מרכיב מהותי בפעילותן. בעוד שהמטה נמצא בישראל, הפעילות בחו"ל מנוהלת לרוב על ידי צוות מקומי, שלא תמיד ברור כיצד הוא פועל, והאם המידע המגיע להנהלה בישראל הוא המדויק ביותר ובזמן הנכון.
איתה מתמודדות החברות בפעילות מול חברות בנות בחו"ל, ניקח לדוגמא את רוסיה, שם פועלות לא מעט חברות ישראליות. למרות הצמיחה וההתפתחות המהירה של רוסיה, מבחינה כלכלית מדובר עדיין במדינה פחות מתקדמת, ורחוקה יחסית מהכפר הגלובאלי מבחינה טכנולוגית ומנטאלית. לדוגמא, הבנקים באמצעותם פועלות החברות הם מקומיים, ברוב המקרים, מסמכי הבנק כתובים בשפה מקומית, והחוקים הבנקאיים שונים מאשר בישראל. הדבר גורם למנהל הישראלי לפתח תלות גדולה (יש שיאמרו "גדולה מדי") באנשי הצוות המקומי האחראי על הטיפול בבנקים. פעמים רבות מתגלה שהצוות המקומי משמש כמסננת של המידע האמיתי להנהלה הישראלית.
כדי לתאר את הבעייתיות הגדולה
בדרך כלל, רוב מערכות המידע במדינות המתפתחות – למעט בחברות הגדולות, הן מערכות מידע מנותקות, כלומר אינן מקושרות למערכת המרכזית בישראל. כתוצאה מכך, המנהל בישראל לא יכול לבחון בזמן אמת מה מתרחש בסניף שלו באמצעות מערכת המחשב. ההנהלה הישראלית תלויה לגמרי ברצון העובדים המקומיים להעביר את המידע, ולעיתים המידע אף "משופץ" בדרכו להנהלה.
המנהלים המקומיים הם אלה שבדרך כלל מגייסים את אנשי הצוות המקומי. ולכן לאנשי הצוות המקומי נאמנות אליהם. פגשנו מקרים ברוסיה או בולגריה, בהם ההחלטה על גיוסו של מנכ"ל חדש, נבחנה על בסיס הקשרים שיש לו במקומות הנכונים ברשויות המקומיות.
כמו כן, בהרבה מקרים שלוחות של חברות ישראליות בחו"ל מתנהלות לבדן. הרבה מהמידע שמגיע מהשלוחות בחו"ל בחזרה לישראל הוא מצונזר, ובהרבה מקרים המידע מגיע רק לצורך הדו"חות הכספיים. לעומת זאת, לא מגיע מידע עסקי, תפעולי, תזרימי, שלם ובמועד.
מספר המלצות לחברות ודירקטורים בישראל המעוניינים להגדיל את יכולת השליטה שלהם על חברות בנות בחו"ל:
1. מינוי איש אמון במשרדים בחו"ל – במידה וניתן, לפחות סמנכ"ל הכספים (ע"פ עקרוןfollow the money ) של החברה הבת בחו"ל יהיה ישראלי או איש אמון של המטה בישראל. חברות בישראל שפועלות על פי הכלל הזה, מדווחות בדרך כלל על הצלחה בשיטה.
2. הגדרת דיווחים שוטפים – אחת הבעיות האופייניות לסניפים בחו"ל היא אי קישוריות מערכת המחשב של האם עם שלוחותיה. כתחליף, יש להגדיר לחברה בחו"ל באופן פרטני מהן דרישות הדיווח להנהלה בישראל, באיזו תדירות, באיזה פורמט, ובאיזו רזולוציה. ההחלטה על הרכב הדוחות הללו והמידע שאמור להיכלל בהם, לא יהיו בשליטת המנהל המקומי (כדי שלא יחליט לדווח היום על תזרים כי הוא נראה טוב, ומחר לא, כי הוא נראה פחות טוב).
3. הגדרת שיחות קבועות של כל מנהל בחו"ל עם הרפרנט המתאים בישראל - המנהל המקומי מדבר באופן קבוע ומוגדר עם המנכ"ל בישראל. המהנדס – עם סמנכ"ל ההנדסה במטה בישראל. אנשי הפיננסים עם מקביליהם בישראל. המטרה היא שהגורם המקצועי הישראלי, יהיה מעורב תמיד בכל האספקטים הנוגעים לתחום מקצועיותו בחברות הבנות בחו"ל באופן שוטף.
4. הגדרת צמתי עבודה - יש להגדיר צמתי עבודה, המהווים אבני דרך, המחייבים את המעורבות של הגורמים הישראליים. כך למשל, סגירת מימון לפרויקט, סיכום על רכישת נכס מהותי לחברה, סיכום עם קבלן ראשי על תחילת בינוי, סגירת עסקה עם לקוח מהותי, קביעת תקציב שנתי לחברה, גיוס כוח אדם בכיר או לתפקידים רגישים.
5. הגדרת נהלים חוצי קבוצה – קביעת נהלים המגדירים עקרונות החשובים לחברת האם שיתקיימו בכל בנותיה. לדוגמא, תחומי הכיסוי בביטוחים המקומיים, הגדרת גבולות סיכון בהשקעות מקומיות, איכות הטיפול במערכות המידע – הגבלות גישה למידע חסוי, גיבויים, הפרדת תפקידים, לוג שינויים.
6. הגדרת כללים אתיים רוחביים לחברה – כתיבת קוד אתי, תוכנית למניעת מעילות, תוכנית סודיות ואי תחרות.
7. הגדרת אירועים הדורשים דיווח מידי לחברה – למשל: גילוי מעילה. זה מידע שחייב להגיע להנהלת החברה בישראל באופן מידי: התקשרות או עזיבה של לקוח מהותי לחברה, עסקה חריגה שאיננה במסגרת העסקים הרגילים של החברה, אי עמידה באמות מידה פיננסיות (קובננטס) אירוע של עבירה על חוקים מקומיים ועוד. במקרים כאלה, לא נכון להמתין לדוח השבועי או החודשי, אלא יש לשלוח עדכון מידי לישראל.
8. הגדרת תכיפות הביקורים של מנהלים בכירים מהחברה האם – כלי בקרה חשוב הוא ביקורים תכופים ומוגדרים של מנהלים בכירים מטעם המטה בחברות הבנות. לא שיחת ועידה, אלא ביקור פיזי. לא נסיעה לטיול, אלא הגעה עם תוכנית עבודה מאד מסודרת כדי ללמוד היטב על פעילות החברה הבת.
הכותב הוא איציק נפתלין, שותף בחברת פאהן קנה ניהול בקרה Grant Thornton Israel.
