$
המדריך

להיות ביל גייטס ב-5 צעדים פשוטים

החודש חשף ביל גייטס את שיטות העבודה שהפכו אותו ליזם המשפיע בדורו. טוב, לא את כולן - רק את אלו שהוא מוכן לחלק: מטיפים לניהול תיבת האימייל ועד הסוד לשולחן עבודה יעיל באמת. הנה העצות שלו, לשימושכם, ואפילו הוספנו קצת משלנו

רן יניב הרטשטיין 16:3731.07.09

בעולם הקפיטליסטי המהיר בו אנו חיים, אין התנהגות שפויה ומתבקשת יותר מאשר חיקוי של אנשים עשירים. כשהדבר הקדוש היחיד הוא כסף ועושר הוא המדד היחיד להצלחה, מולטי מיליארדרים הם הדבר הכי קרוב שיש לאלוהים. וכשכושר הריכוז ותשומת הלב שלנו שואפים לאפס, אי אפשר להתעמק בשום דבר מעבר להיבטים השטחיים ביותר של אופי העבודה שלהם, עד כדי ניסוח של תורת חיים כוללת לאושר והררים של עושר ברשימה בת עשר נקודות.

 

ביל גייטס, מגדולי המיליארדרים הדורסניים שידע העולם שהפך לאחרונה לחנון בלתי מזיק הודות למסע יחסי ציבור ממושך, נענה לפחות פעמיים בשנים האחרונות לצורך הזה שלנו, הספק חמדני ספק מציצני.

 

במאמר שפורסם במגזין Fortune ב-2006, ושוב פעם, החודש, בפוסט בבלוג של אופיס, פירט גייטס בדיוק איך הוא עובד - כלומר, במילים אחרות, מה הן ההגדרות המדויקות שצריכים הקוראים לשנות בוורד 2007 ואיך בדיוק הם צריכים לסנן את האימיילים שלהם כדי להגדיל את שוויים האישי ל-40 מיליארד דולר בתוך כ-30 שנה.

 

כשירות לקוראי המדור, סיכמנו עבורכם את הנקודות החשובות משני המדריכים של גייטס, ואף הוספנו כמה טיפים מהניסיון שלנו, עבור מי שמעוניינים להגיע לאוברדראפט של 30,000 ש"ח בתוך כעשר דקות.

 

השקיעו בנדל"ן

 

המסר העיקרי והחשוב ביותר שעולה משני המדריכים של גייטס הוא שמסך אחד פשוט לא מספיק. גייטס משתמש בשלושה מסכי מחשב גדולים, שמחוברים למחשב אחד ומציגים שולחן עבודה רחב במיוחד.

 

לניצול מרבי של מלוא השטח, גייטס פיתח מנהגים ברורים לשימוש בכל מסך. במסך השמאלי ביותר הוא שם את אאוטלוק, ומציג שם את רשימת האימיילים שלו. המסך המרכזי הוא סביבת העבודה הראשית שלו, ובו נמצא המסמך או האימייל שעליהם הוא עובד באותו הרגע. במסך הימני הוא משתמש לעיון במקורות מידע ותמיכה במשימות האחרות, ועשוי להציג בו דפדפן עם כמה אתרי אינטרנט, מסמכים, או אימיילים נוספים.

 

גייטס לא המציא את הגלגל בעניין הזה - אפשר לשמוע את אותה עצה חוזרת על עצמה כבר שנים, מצד כל מי שיש להם את המשאבים לממש אותה. בתמונה מפורסמת של המשרד של אל גור שצולמה ב-2007, הוא נראה יושב במשרדו מול שלושה מסכי מחשבי בגודל 30 אינץ', שפועלים ביחד ברזולוציה כוללת של 7,680 על 1,600 פיקסלים - פי 12 יותר נדל"ן תצוגה מאשר הרזולוציה הממוצעת של 1280 על 800 פיקסלים.
לא המציא את הגלגל. יש מי שמחברים גם ארבעה מסכים לא המציא את הגלגל. יש מי שמחברים גם ארבעה מסכים צילום: רן יניב הרטשטיין

עד לא מזמן מדובר היה באמת בתענוג השמור רק לבעלי אמצעים, אבל המחירים של מסכי LCD צנחו בשנה האחרונה, וכמעט כל כרטיס מסך שנמכר כיום כולל שני חיבורים למסכים חיצוניים. מסכים בגודל 22 אינץ' עולים כ-1,000 שקל, ומסכים בגודל 24 אינץ' עולים פחות מ-1,500 שקל.

 

אם המחשב שלכם לא כולל כבר כרטיס מסך עם חיבור לשני מסכים, תוכלו לקנות כרטיס כזה תמורת כ-150 שקל, ואולי אפילו להרוויח שיפור קטן בביצועים של יישומי תלת ממד כמו משחקים או שולחן העבודה של חלונות 7. במחירים כאלה, עבודה עם שני מסכים הופכת להשקעה מעשית ונגישה בהרבה.

 

כדי להתחיל להשתמש בשני מסכים בחלונות, כל שיש לעשות הוא לחבר את שניהם למחשב ולהפעיל אותו מחדש. אחרי שהאתחול יסתיים, לחצו עם כפתור העכבר הימני על שולחן העבודה, בחרו את האפשרות Properties, ועברו ללשונית Settings. בחלון שיופיע, בחרו את המסך השני, וסמנו את השורה Extend my Windows Desktop onto this monitor.

  

הגדרת שני מסכים תחת חלונות הגדרת שני מסכים תחת חלונות

 

דעו להאציל סמכויות

 

עוד ב-2006 ביל גייטס כבר קיבל כמאה אימיילים ביום, והמספר רק הולך ותופח. גייטס אומר שאימייל הוא צורת התקשורת המועדפת במיקרוסופט, וסביר להניח שהמצב כמעט בכל ארגון אחר דומה מאוד.

 

לניהול עומס המידע באימייל, גייטס משתמש בכללי הסינון של אאוטלוק. כפי שניתן לנחש, מספר האימיילים *שנשלחים* לגייטס מדי יום גדול בהרבה ממספר האימיילים שהוא באמת *מקבל*. גייטס קורא בעצמו רק אימיילים שהגיעו מאנשים שהוא כבר התכתב איתם בעבר. שאר האימיילים מגיעים לעוזרים, שמסכמים עבורו את התכתובת.

 

לכם אולי אין סוללת עוזרים אדמינסטרטיביים שיקראו בשבילכם את האימיילים, אבל לפחות תוכלו להפעיל שיטת סינון דומה לזו של גייטס כדי להקל על ההתמודדות עם עשרות או מאות הודעות חדשות ביום.

 

ב-ThunderBird, פתחו את התפריט Tools, ובחרו את האפשרות Message Filters. לחצו על הכפתור New כדי ליצור כלי סינון חדש, והזינו לו שם רלבנטי. תחת Match all of the following, בחרו בתפריט הראשון את האפשרות From, בתפריט השני את האפשרות Isn't in my address book, ובתפריט השלישי את ספר הכתובות הראשי שלכם. לאחר מכן, תחת Perform these actions, בחרו בתפריט הראשון את Move Message to, ובתפריט השני בחרו את התיקייה שאליה תועברנה כל ההודעות מאנשים שאתם לא מכירים.

  

כלל לסינון אימיילים משולחים לא מוכרים ב-Thunderbird כלל לסינון אימיילים משולחים לא מוכרים ב-Thunderbird

 

כך, בתיבת הדואר הראשי שלכם יופיעו רק האימיילים מאנשים שאתם מתכתבים איתם באופן קבוע, שראויים בדרך כלל לתשומת לב רבה יותר. את שאר ההודעות בתיקייה השנייה עדיין תצטרכו לקרוא בעצמכם, אבל תוכלו לבדוק ולקרוא אותן בתדירות נמוכה יותר.

 

כדי ליצור את אותו הכלל באאוטלוק 2007, פתחו את התפריט Tools, בחרו את האפשרות Rules and Alerts, ולחצו על New Rule. סמנו את השורה Check messages when they arrive, ולחצו על Next. עתה, אתרו ברשימה את השורה sender is in specified Address Book, וסמנו אותו. בתחתית החלון, לחצו על המילה specified, ובחרו את רשימת אנשי הקשר הראשית שלכם. לחצו על Add ולאחר מכן לחצו על Next. סמנו את השורה Move it to the specified folder. בתחתית החלון, לחצו על המילה specified השנייה, ובחרו את התיקייה אליה אתם רוצים להעביר את ההודעות. לחצו על OK, ולאחר מכן לחצו על Finish.

 

סמכו על מסנני המידע הטבעיים שלכם

 

גם כשגייטס כן מקבל אימיילים חדשים ישירות אל תיבת האימייל שלו, הוא לא תמיד מתייחס אליהם מיד כשהם מגיעים. הוא מעיף מבט על התזכורת שקופצת בפינת המסך, אבל פותח את האימייל רק אם הוא נוגע לנושא דחוף.

 

גייטס נעזר במשמעת העצמית שלו כדי להמנע מקריאת אימיילים לא דחופים, אבל שיטה זו לא תהיה יעילה במיוחד למי שאינם ממושמעים כמוהו. במקום זאת, אפשר פשוט לכבות את התזכורת האוטומטית, או לפחות להאריך משמעותית את פרק הזמן לבדיקת אימיילים חדשים.

 

אם תוכנת האימיילים בודקת אימיילים חדשים מדי כמה דקות או אפילו, גרוע מכך, מציגה אימיילים חדשים מיד כשהם מגיעים, לא יישאר לכם זמן פנוי לענות על האימיילים שכבר קיבלתם, ובטח שלא יישאר זמן לעשות דברים אחרים. ב-Thunderbird, פתחו את התפריט Tools ובחרו את האפשרות Account Settings. ברשימה בצד ימין, אתרו את חשבון האימייל הראשי שלכם (בדרך כלל תהיה רק אפשרות אחת), ולחצו תחתיו על האפשרות Server Settings.

 

קצב בדיקת האימיילים מופיע בשורה Check for new messages. ברירת המחדל היא 5 דקות; בחרו משהו ארוך יותר, 30 דקות לפחות. כשתצפו לאימייל חשוב, תוכלו לבדוק ידנית על ידי לחיצה על הכפתור הראשון בסרגל הכלים - משהו שמשתמשים רבים עושים ממילא כשהם מצפים לאימייל חשובים, אפילו כשתוכנת האימיילים מבצעת גם בדיקות אוטומטיות משל עצמה.

 

באאוטלוק 2007, פתחו את התפריט Tools, ועברו ללשונית Mail Setup. לחצו על הכפתור Send/Receive, ובחרו את פרק הזמן הרצוי בשורה Schedule and automatic send/receive.

 

נצלו עד תום את הכלים העומדים לרשותכם

 

במאמר העדכני שפרסם גייטס החודש, הוא פירט את מערכת התקשורת המאוחדת הפנימית של מיקרוסופט, שמשלבת את כל אמצעי התקשורת, ביניהם אימייל ומסרים מיידיים, בתוך אאוטלוק, וכוללת גם תמיכה בזהות ונוכחות - כך שאפשר תמיד לדעת מי מחובר וזמין, ומי לא.

 

מערכת כזו לא זמינה למשתמשי אאוטלוק מחוץ למיקרוסופט, אבל היא נשמעת ממילא כמו גרסה שמנה ומורכבת מדי של ג'ימייל - שמאחד בין אימייל, מסרים מיידיים, ונתוני נוכחות ומאפשר לדעת בדיוק מתי אנשי הקשר שלכם מחוברים וזמינים לצ'אט, ומתי הם לא נמצאים מול המחשב או לא פנויים לשיחה, ועדיף לשלוח להם הודעת אימייל.

 

אם אתם מוכנים להרחיק לכת עוד יותר כדי להידמות לגייטס, הירשמו לחשבון ניסוי ב-Google Wave, מערכת התקשורת המאוחדת המקוונת החדשה של גוגל, שכוללת לא רק תכונות של אימייל ומסרים מידיים, אלא גם פיצ'רים של גלריית תמונות, ויקי, מעבד תמלילים, ועוד. בינתיים השירות סגור למשתמשים חדשים, אבל גוגל מבטיחה לפתוח אותו עוד השנה.

 

גייטס מסתמך במידה רבה גם על חיפוש שולחני - טכנולוגיה הזמינה היום בכל מערכת הפעלה, בין אם כפיצ'ר מובנה או כתוכנת צד שלישי. חיפוש שולחני יעיל מאפשר לשמור כמות גדולה של מידע לא ממוין על המחשב, ולאתר את המידע הנחוץ במידת הצורך על ידי חיפוש מילות מפתח.

 

עמדו בקשר קבוע עם עמיתיכם

 

מלבד אאוטלוק, הכלי הבולט שחזר על עצמו בשני המדריכים של גייטס הוא SharePoint, חבילה של יישומי שיתוף וניהול לאתרי אינטראנט פנים-ארגוניים. גייטס מתאר את SharePoint ככלי שמאפשר לכל עובד בחברה ליצור בקלות אתר אינטרנט פנימי סביב פרויקט או נושא מסוים, ולשתף פעולה בעבודה איתו עם עובדים אחרים בחברה. כך, גייטס יכול לשמור על קשר בלתי מחייב ובלתי תלוי עם כל העובדים בחברה, ברמה המקצועית והאישית.

 

SharePoint הוא מוצר ארגוני יקר מאוד ומורכב מאוד, אבל התרומה של כלי כזה לעבודה בצוות יכולה להיות גדולה. במקום SharePoint, נסו את Google Sites, מוצר מעט רזה ופשוט יותר. Google Sites הוא חלק מ-Google Apps, וכמו רוב השירותים האחרים של גוגל, אפשר להשתמש בו ללא תשלום.

 

  

Google Sites מאפשר ליצור עמודים מסוגים שונים, לערוך אותם בקבוצה, להוסיף להם קבצים כמו שמצרפים קבצים לאימייל, ועוד. הודות לאינטגרציה עם שירותים אחרים של גוגל, אפשר לשלב בתוך עמודים של Google Sites מסמכים ישירות מתוך Google Docs.

 

גם הכלים בחבילה של 37Signals, ובראשם Basecamp, כוללים אפשרויות דומות, ביניהן ניהול פרויקטים, שיתוף ידע, ועוד.

בטל שלח
    לכל התגובות
    x