לוחמה משרדית - מדריך למתקדמים
מחיטוט בהדפסות של המנהל, דרך גלישה לאתרים חסומים ועד שליחת מייל שעתיים אחרי שיצאתם מהמשרד. כך תשתמשו בתוכנות המשרדיות כדי להרשים את הבוס ולנצח בפוליטיקה הארגונית
עבודה, קריירה, כסף - אלו באמת לא הדברים החשובים ביותר בעולם; וזו בדיוק הסיבה לכך שעדיף לבזבז עליהם כמה שפחות זמן, ולהשתדל להספיק בזמן הזה כמה שיותר.
ב-8 הטיפים שלפניכם נסביר כיצד להשתמש בטכנולוגיה ובמעט הכישורים החברתיים שרכשתם כבר (נניח, בפייסבוק) כדי להתקדם באמת. לעבוד פחות קשה, לזכות ביותר הערכה, ולהגן על עצמכם טוב יותר בג'ונגל הארגוני.
בכולם כדאי להשתמש בזהירות ובאחריות. אנחנו יכולים להעיד: הכל נבדק, נוסה ועבד.
טפחו את הרשת החברתית שלכם
אנחנו לא מדברים על Linkedin.com או על פייסבוק, אף על פי שגם זה לא מזיק. אנחנו מדברים על הרשת החברתית האמיתית - במקום העבודה ומחוצה לו. המעמד החברתי של אדם במקום עבודתו לעתים קרובות חשוב יותר מהמעמד המקצועי הרשמי שלו.
ועם מי הכי חשוב לפתח קשרים? זה ברור: לפחות לטווח הקצר, עם האיש שמנהל את הרשת במשרד שלכם. אצלו המפתח לקבלת הרשאות, צ'ופרים וזכויות יתר, לרבות תיבת דואר מוגדלת, גישה לחשבונות הג'ימייל והפייסבוק שלכם, וגם הרשאה לעכב משימות הדפסה (של אחרים) במדפסת המחלקתית. מובן שכדי לקבל הרשאה כזו עליכם להציג נימוקים משכנעים, למשל להזכיר שהמסמך שאתם מפיקים פעמיים בשבוע עבור המנכ"ל, או עבור לקוח חשוב, הוא קצר מאוד אך חיוני ודחוף מאין כמותו, ואין היגיון שיתעכב בגלל דו"ח שיחות הטלפון שמפיקה המזכירה.
כדי לעכב הדפסה של קולגה מתחרה, אחרי קבלת ההרשאה היכנסו ל־Start/Printers and Faxes, בחרו במדפסת הנכונה, בצעו קליק ימני על משימת ההדפסה שאתם רוצים לעכב ובחרו Pause Printing.
איור: מורן ברק אם אתם ממילא אנשים בעלי חיבה בסיסית לטכנולוגיה, תמצאו שיש לכם הרבה שפה משותפת עם מנהל הרשת, שישמח לגלות שיש מישהו שמבין ומעריך את הדברים שהוא עושה. לעיתים די בשיחה קלילה כדי להפוך את מנהל הרשת לידיד נאמן. אם הוא יוצא גבר, פרגנו לו גם המלצה ב־Linkedin.com, למה לא, שירוויח.
תנו למחשב לעבוד בשבילכם
אל תשברו את הראש על דברים שהמחשב יכול לעשות הרבה יותר טוב מכם. השתמשו בכלים אוטומטיים, וכולם יידהמו מזמן התגובה המהיר שלכם וממהירות הביצוע. כדי להבטיח שלעולם לא תחמיצו הודעה חשובה מהבוס, תוכלו להשתמש במערכת הכללים (Rules) של אאוטלוק. תוכלו לבקש שהודעות משולחים מסוימים ייצבעו בצבע שונה, או שתקבלו התראה קולית כשהן מגיעות. להודעות חשובות ממש אפשר להוסיף דגלון צבעוני או סימן קריאה אדום. כך תוכלו לענות מיד על ההודעות של הבוס. כדי להשתמש במערכת היכנסו לחלון כלים/כללים והתראות, והקליקו על הלחצן "כלל חדש" כדי להיכנס לאשף הכללים. השאר כבר פשוט.
אִספו מודיעין
מקורות מודיעיניים טובים יעזרו לכם להיות צעד אחד לפני היריבים שלכם ובאופן כללי לבסס את מעמדכם בארגון. מקורות המידע הכי איכותיים הם מהסוג הלואו־טקי דווקא: המדפסת המחלקתית, מכשיר הפקס, וכל מקום אחר שבו מתפזר מידע טרי וחם ללא השגחה. מישהו שאנחנו מכירים נהג בדרך קבע לאסוף את כל הדפים שמצא במדפסת המחלקתית בכל פעם שהדפיס משהו. לדבריו, הוא תמיד ידע הכל בדרך הזו, ואף אחד אפילו לא חשד בו - כשאנשים מגיעים למדפסת ורואים שהמסמך שלהם לא נמצא שם, הם פשוט שולחים אותו שוב להדפסה. גם יצירתיות טכנולוגית עוזרת. לדוגמה, אם השטינקר של המשרד כתב דו"ח מרושע על עבודתכם ואיחסן אותו בתיקייה משותפת ברשת, תוכלו לגלות אותו בחיפוש שגרתי. כאשר אתם מחפשים ב־My Computer באמצעות כלי החיפוש המובנה של Windows (בתפריט Start/Search), החיפוש שלכם יקיף את כל כונני הרשת והמחיצות המשותפות שאליהן יש לכם גישה, ולא רק את התוכן האמיתי של המחשב שלכם.
התיידדו עם אאוטלוק
אאוטלוק של מיקרוסופט היא כנראה תוכנת הדוא"ל הנפוצה ביותר בסביבה הארגונית (לפחות בישראל), וזהו כלי שעליכם לדעת על בוריו. לעתים קרובות הוא יעניק לכם יתרון גדול על חבריכם. לדוגמה, כאשר אתם שולחים הודעה ורוצים לדעת מתי היא נקראה, היכנסו לחלון "אפשרויות הודעה" (הקליקו על הכפתור "אפשרויות" בסרגל הכלים של חלון כתיבת ההודעה), וסמנו את האפשרויות "בקש אישור מסירה" ו"בקש אישור קריאה". באותו חלון תוכלו גם לתזמן את משלוח ההודעה (בעזרת האופציה "אל תעביר לפני"). כך תוכלו להבטיח שהבוס יקבל מכם אימייל על הבוקר, עוד לפני שהגעתם למשרד, או להפך - שעה־שעתיים אחרי שכבר עזבתם את המשרד.
כלי שצריך להכיר על בוריו. אאוטלוק צילום מסך: תוכנת אאוטלוק
השתמשו בתוכנות ובאתרים אסורים
לא מסובך לעקוף את המגבלות שמוטלות על עובדים אחרים ולהשתמש בכלים טכנולוגיים שלא עומדים לרשותם - בתיאום עם מנהל הרשת, שעמו כבר התיידדתם לפי טיפ מספר 1.
השתמשו בשירותי פרוקסי (תמצאו רשימה באתר Proxy.org) כדי לגלוש לאתרים שחסומים לשאר העובדים. פשוט הזינו את כתובת האתר שאליו אתם רוצים לגלוש, ושרת ה־Proxy יגלוש אליו בשבילכם ויאפשר לכם להשתמש בו כרגיל. תוכלו להשתמש ברשת גם כדי להחליף תוכנות שאסור להתקין. למשל MSN2GO במקום מסנג'ר, Zamzar להמרת קבצים, Google Docs ו־Zoho ליצירת מסמכים וגיליונות אלקטרוניים, Picnic לעריכת תמונות וכו'. הרבה שירותי רשת נוספים תמצאו באתר web2.econsultant ובבלוג Everything 2.0. דרך נוספת להריץ תוכנות בלי להתקין אותן היא להשתמש בתוכנות ניידות (Apps Portable). התוכנות הללו לא זקוקות להתקנה וגם לא מבצעות שינויים בקובצי המערכת. הן יכולות לרוץ אפילו מדיסק און קי ולשמור את המידע ישירות אליו, כך שלא תשאירו עקבות ולא תאחסנו מידע אישי על המחשב של מקום העבודה. באתר Portableapps תמצאו רשימה גדולה של תוכנות ניידות לכל מטרה.
תנו למחשב להגיע לעבודה מוקדם במקומכם
איך תראו לבוס שאתם מגיעים למשרד מוקדם בבוקר? בתום יום העבודה העבירו את המחשב ל"שנת חורף" (Hibernate, הקישו Shift במהלך הכיבוי). השתמשו ב-Scheduled Task Wizard, מתזמן המשימות של Windows, כדי "להעיר" את המחשב מוקדם בבוקר, וליצור רושם של חריצות. צרו משימה מתוזמנת (למשל הפעלה של המסנג'ר במצב "עסוק", כדי שהבוס ושאר הקולגות יראו שהגעתם); היכנסו למאפייני המשימה המתוזמנת (קליק ימני ו־Properties), ותחת הלשונית Settings סמנו את האופציה Wake the computer to run this task. המתזמן הוא כלי הרבה יותר פשוט לשימוש ממה שאתם עשויים לחשוב. הוא נמצא במחשב בהתחל - תוכניות - עזרים - כלי מערכת.
הקפידו על ביטחון שדה
השתמשו בסיסמה שלכם, ואל תיתנו אותה לאנשים אחרים. מחקו את היסטוריית הגלישה שלכם כשצריך, ואל תאחסנו מסמכים רגישים במקום שבו הם לא אמורים להיות. מה שלא קשור לעבודה עדיף שיאוחסן על שרת מרוחק ולא ברשת הארגונית. מהבחינה הזו שירותי רשת עדיפים על תוכנות רגילות, כי רובם מצפינים את תעבורת המידע שלכם. אפשר להשתמש באחד משירותי הרשת שהזכרנו קודם.
היו הגונים
מאוד לא כדאי להפוך לבטלנים, להשתמש בטכנולוגיה בצורה בריונית או לפעול באופן לא חוקי. קחו בחשבון שלהשתמש בטכנולוגיה בצורה בריונית זו קארמה רעה ודרך מצויינת להשניא את עצמכם על הזולת, שעלולה אף להוביל לפיטורכם. קו דק מאוד עובר לעיתים בין מעשה קונדס משרדי לעבירה פלילית. כל מה שתעשו הרי על אחריותכם - לכן נהגו באחריות ובהגינות. זה משתלם.
