שימו לב, אתר זה עושה שימוש בעוגיות על מנת להבטיח לך את חוויית הגלישה הטובה ביותר. קראו עוד הבנתי
מעסיקים

כמה עובדים הארגון באמת צריך

המשאב האנושי הוא החשוב ביותר לארגון, מנגד הוא גם היקר ביותר. התייעלות חוסכת כסף ומאפשרת לקיים ארגון רזה וגמיש שמאפשר לשרוד טוב יותר את המשבר, מהצד השני ארגונים לא מעוניינים לצאת לסבב פיטורים שיפגע בעובדים

לימור ברזילי 14:2513.10.20
משבר הקורונה פוגע במשק כולו, ולצד המיתון שעולה כעת לכותרות, הדילמה הגדולה ביותר עמה מתמודדים מעסיקים היא שאלת אופן השימוש במשאבים. כל ארגון השואף לנהל את המשאבים שלו באופן נכון ויעיל נדרש להסתכלות מתמדת על יעדי הארגון, מיקומו בסביבת העבודה המשתנה וכוח האדם שלו. הוצאות השכר תופסות את הנתח המרכזי בהוצאות הארגון, אבל מה עושים כשהמשאב הכי חשוב הוא גם היקר ביותר? בתקופה שבה שוק העבודה מתכנן ומחשב מחדש את תקני כוח אדם, רוב הארגונים נמצאים בצומת דרכים: התייעלות חוסכת להם כסף ומאפשרת להם לקיים ארגון רזה וגמיש שמאפשר לשרוד טוב יותר את המשבר, ואילו מן הצד השני הם לא מעוניינים לצאת לסבב פיטורים שיפגע במשאב האנושי.

 

הקונפליקט בין צורכי ההנהלה לבין רצון משאבי האנוש בארגון מובן. בתקופה זו אנו מרגישים את חשיבות השימוש הנכון וחלוקה מחודשת ואפקטיבית של המשאבים ביתר שאת, ולכן ארגון מחדש של כוח האדם הוא זה שמידת ההשפעה שלו תהיה המשמעותית ביותר על התקציב. הדרך לעשות זאת מתחילה במציאת נקודת האיזון בין יעילות כלכלית לבין אפקטיביות של תפוקת העובדים על ידי בחינה ותכנון מושכל של תקני כוח האדם הדרושים לארגון. יצירת תקינת משאבי אנוש מחושבת היא בסיס להתייעלות ארגונית ששמה דגש גם על אנושיות התהליך וראייתו בזווית רחבה יותר מאשר כלכלית גרידא. תהליך תכנון ויישום של תקינת משאבי אנוש כולל ניתוח של עיסוקי הארגון, איתור "בזבוזים" ארגוניים ופוטנציאל התייעלות וכן ביצוע ניתוחי רגישויות וחיסכון בעלויות.

 

לימור ברזילי לימור ברזילי צילום: פיני חמו
כיצד מייצרים מודל משאבי אנוש יעיל?

גישה אחת לבניית מודל משאבי אנושי רצוי היא באמצעות מדידה ותצפית. במסגרת מודל זה מתלווים ליום העבודה של העובדים ובוחנים את הפעילות שכל עובד מבצע, כמו מה הם תחומי האחריות שלו, מה אורך הפעילות שהוא משקיע בכל תהליך, כמה פעמים ביום הוא מבצע את אותה פעולה, מה השלבים שהוא עבור בדרך ועוד. את כל אלו מזינים למכשיר מדידה ייעודי שבעזרתו מפיקים פלט שמאפשר להבין כיצד ניתן לשפר את עבודתו. למשל בחברות ביטוח ניתן להתביית על פעולה מסוימת של עובד בתחום הנבחר, ולבחון כמה זמן היא אורכת וכמה פעמים היא מתבצעת ביום, בשבוע ובחודש ועל ידי כך לקבוע מה הזמן הממוצע שלוקח לאותו עובד לבצע אותה. זהו למעשה מודל מתמטי המאפשר לקבל נקודת מבט מדויקת ביותר, אשר מסייע לאתר את האזורים בהם יש פעילות נמוכה בקרב העובד וכן את הגורמים שמייצרים עומס עבור כל תפקיד, ועל ידי כך מאפשר לארגון להבין כיצד יש לחלק את נפח העבודה וכמה עובדים נדרשים בכדי לקיים את פעילות הארגון תחת התחום שנבדק.

 

גישה אחרת, נשענת על אמות מידה (benchmark), שמהוות נקודת התייחסות והשוואה. כלומר, הפקת נתונים על בסיס היקף פעילות ותדירות קיימות, בהשוואה לארגונים דומים או כאלה שמעוניינים להידמות אליהם. קביעת אמות מידה יכולה להיעשות באמצעות מחקר וניתוח של מגמות שוק, על בסיס ניסיון קודם של הארגון עצמו ובאמצעות בחינה של ארגונים אחרים. מודל זה מבוסס על דרך רכה יותר לבצע מדידה, במסגרתה מומחי החברה המייעצת שמבצעים את הבחינה מייצרים פלטים על בסיס מידע וניסיון שאספו מתוך הפעילות בתחום בשוק הרלוונטי. באמצעות השוואה לארגונים דומים הם יודעים לייצר אמות מידה שיסייעו לנהל נכון את תקן כוח האדם. כך למשל, אם רוצים לבחון את עבודת מי שמטפל בתלושי השכר בארגון, לוקחים ארגון דומה עם סדר גודל זהה של מספר עובדים ועורכים השוואה - אם העובד בארגון המקביל יודע לטפל ב-400 תלושי עובדים בחודש ובארגון הזה יש שניים או שלושה תקני עובדים שמטפלים באותו סכום תלושים, כנראה שיש במקרה הזה אפשרות להתייעל. לאלו מתווספים משתנים כמו הייחודיות של הארגון הנבחן, ההתנהגות הארגונית שלו, כלי ההדרכה והידע שהוא נותן לעובדים שלו ועוד. כל אלו משוכללים לכדי הערכה קרובה מאוד לדיוק המתמטי של מודל התצפית והמדידה.

 

פיטורים, אילוסטרציה פיטורים, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

 

 

גישה נוספת קשורה ב"מפתחות הערכה" שמספקות את הערכת הארגון מהו המפתח הנכון לתקנן פעילות כלשהי של עובד. זוהי תת גישה של גישת אמות המידה שמתייחסת לאמות מידה פנים ארגוניות אשר הארגון קובע לעצמו ורוצה שכל זרועות הפעילות יישרו קו לפיו. גישה זו מתאימה לארגונים שפרוסים באופן נרחב בכמה שלוחות שונות. למשל, ארגון שיש לו פעילות בבאר שבע, תל אביב וחיפה, שמזהה שהפעילות בבאר שבע מספקת תוצאות בהתאם לדרישות וליעדים שהוגדרו לכל השלוחות, יכול לקחת את תהליכי העבודה בבאר שבע כדוגמה שיש לעבוד לפיה גם בחיפה ובתל אביב. בהתאם לזאת, ניתן יהיה להגדיר יעדים ומטרות, לקבוע את נפח העבודה וכמובן גם את כמות העובדים הנדרשת בכל זרוע פעילות. את המודל הזה ניתן ליישם גם בין מחלקות שונות בתוך ארגון שלא נפרס על גבי שלוחות פעילות באזורים שונים.

 

נוסף על כל אלו ישנה גישה ייעודית למוקדי שירות. בשונה מארגונים רבים בהם ניתן לשלב את המודלים הקודמים, במוקדי שירות נפח הפעילות לא צפוי מראש באופן כמעט מוחלט מכיוון שלא ניתן לדעת כמה לקוחות יתקשרו, באיזה יום ובאיזו שעה. לכן, פיתחו בעולמות הייעוץ מודל ייחודי עבור התעשייה הזו שמספק חיזוי וקביעת תקן כוח אדם. במסגרת מודל זה נעשה שימוש באלגוריתם שלוקח את רמת השירות שהארגון רוצה להשיג, למשל מענה תוך 60 שניות ל-80% מהשיחות הנכנסות, מוסיף לזה את כמות נציגי השירות שפועלים כיום, את הפיזור של השיחות במהלך ימי השבוע ושעות היום, ומייצר פלט לקביעת כוח האדם הרצוי. מדובר באלגוריתם מורכב שיודע להפיק דוח באופן די מדויק בנוגע לכמות העובדים שאותו מוקד צריך להעסיק בבוקר, בצהריים ובערב על פי פילוח לימים, על מנת להגיע לרמת השירות שאותו מוקד הגדיר שיש לספק ללקוחות.

 

אחד העקרונות החשובים בבניית מודל משאבי אנוש יעיל בצורה טובה הוא התאמה נכונה של אופן המדידה לתפקידים הקיימים בארגון ולאופי שלו. דווקא בגלל זה, שילוב של כמה גישות ייתן פתרון מקיף ומדויק יותר, שכן כל גישה מתאימה למדידת תפקידים שונים. לאחר בניית התשתית המייצרת את בסיס התקינה, מקבלים מודל דינאמי שניתן להזין אליו משתנים. באמצעות המודל ניתן לחשב ולהוציא פלטים של מספר התקנים שהארגון צריך בכל נקודת זמן, בהתאם ליעדים שהוגדרו. מרגע שהתשתית קיימת בארגון, ניתן להשתמש בה שוב ושוב ולשנות אותה בהתאם ליעדים חדשים שרוצים לעמוד בהם גם בעתיד.

 

האפשרות להיערך בצורה מיטבית לשינויים רצויים בכוח האדם, מייצרת עבור הארגון יתרון תחרותי בשוק, הן מבחינת תפעול עסקי והן מבחינת תדמית. כאשר יש מודל דינאמי שמאפשר לנהל את התהליך הזה בצורה מקצועית ומושכלת שמתוכננת מראש, הוא גם יאפשר לנהל את ההון האנושי עם הרבה אנושיות. המודלים הדינאמיים מתאימים במיוחד לתקופות של חוסר ודאות כמו זו הנוכחית, אשר מאופיינות בשינויים רבים המצריכים צמצום והרחבה של מצבת כוח האדם. אך מעל לכל, הם מסייעים לארגונים ליישב את הדילמה בין הצורך להתייעל ולחסוך לבין הרצון לגדול ולצמוח, ומייצרים את נקודת האיזון האופטימלית, אשר מאפשרת להשיג ודאות בתקופה של אי ודאות.

 

הכותבת הינה סמנכ"ל ייעוץ ניהולי בקבוצת AVIV AMCG מבית מטריקס המתמחה בליווי ארגונים ומנהלים בהטמעת שינויים ארגוניים ותהליכים חוצי חברה.
בטל שלח
    לכל התגובות
    x