המדריך לעסק המתחיל: כך תשרדו את חמש השנים הראשונות
החל מכתיבת תוכנית עסקית ריאלית, דרך בניית אסטרטגיית שיווק ועד נוהלי גבייה ומתן אשראי ללקוחות - ישנם צעדים שיגדילו את סיכויי העסק שאתם מקימים להצליח בשנותיו הראשונות
שנת 2015 עומדת להסתיים. בכל שנה גדל מספר העסקים הקטנים והבינוניים בישראל בכ-3% בממוצע, אלא ששיעור ההישרדות של העסקים האלה, לצערנו, לא גדל יחד איתו: כ-40 אלף עסקים קטנים ובינוניים נסגרים מידי שנה, זאת כאשר בכל שנה נפתחים בקירוב ל-48 אלף. שנת 2015 לא מסתמנת כשונה במישור הזה.
אין ספק שלממשלה יש לא מעט אחריות בנוגע לאחוזי השרידות הנמוכים, אלא שגם לבעלי העסקים הקטנים והבינוניים יש הרבה מה לעשות על מנת להוריד את שיעורי הכישלונות העסקיים ולשרוד את חמש השנים הראשונות, תקופת מפתח להמשך שרידותו הכלכלית של העסק בטווח הארוך. רבים מאותם בעלי עסקים פתחו ופותחים את עסקיהם ללא תכנון הגיוני וסדור של צעדיהם הפיננסיים, מבלי להכיר את העקרונות המנחים של עולם הניהול ומבלי לתת מענה לאתגרי פריצת הגבולות העסקיים, המכירתיים והאישיים שלהם. החלטתם לפתוח עסק? מזל טוב. אלה הצעדים שעליכם לעשות לפני שתשימו את מעותיך על קרן הצבי:
1. כתבו תוכנית עסקית ריאלית
סדרו את המחשבות, האתגרים והבעיות שעשויות לצוץ בעת הקמת העסק. העלו על הדף הסבר מפורט על חזון העסק, מטרותיו ומה התוצאות הרצויות מבחינתכם ("להשתלט על העולם" זאת לא התשובה). בהתאם לכך, קבעו יעדים, איכותיים וכמותיים המתמודדים, בין היתר, עם סוגיות כמו: מסוגלות הוצאה לפועל של הקמת העסק והערכה של המשאבים הקיימים לצורך כך, בניית תקציב, בניית צרכי כוח אדם, המבנה הארגוני של העסק, בניית אסטרטגיה שיווקית, בניית מודל תמחור וקביעת נוהלי גביה.
בניית תכנית עסקית מסודרת שמתמודדת עם כל הסוגיות לעיל, תשרת אתכם גם לאחר התחלת הפעילות ותהווה מגדל-אור עבור האופן שבו אתם מתנהלים ומתקדמים לעבר המטרה.
2. נתחו את צרכי האשראי שלכם ובנו מבנה אשראי נכון
כתיבת התכנית העסקית אמורה לעדכן אתכם בגודל התקציב, עלויות ההקמה והעלויות השוטפות הדרושות של העסק. שאלו את עצמכם האם אתם יכולים לממן עלויות אלה? כיצד? יש לשים לב כי ככלל, עלויות שמהוות השקעה "לטווח ארוך" כמו עלויות ההקמה (שיפוץ, רכישת מכונות וכו') צריכות להיות ממומנות באשראי לזמן ארוך בעוד עלויות "לטווח קצר" כמו רכישת מלאי והוצאות שוטפות צריכות להיות ממומנות מהון חוזר ו/או אשראי לטווח קצר.
40 אלף עסקים קטנים ובינוניים נסגרים מדי שנה. כך תשפרו את סיכויי העסק שלכם לשרוד צילום: כרמית פלר
3. תמחור
רווחיות העסק תלויה במדיניות תמחור אופטימאלית. תמחור גבוה ביחס לשוק, מבלי ביסוס Value for money חזק בקרב הלקוחות כלפי המוצר שלכם, או מקרה הפוך, בו מתקיים תמחור נמוך מדי של המוצר, עלול לפגוע משמעותית ברווחיות העסק, לגרום להפסדים ובעצם לירית הפתיחה עבור תהליך הגוויעה של העסק. בעת ביצוע תמחור יש לשקול 3 שיקולים קריטיים: עלויות משתנות וקבועות, מחיר השוק ומיתוג העסק. רק לאחר שקילת כל נושאים אלה, קבעו מחיר.4. חשבו דרכם לטווח ארוך תוך מעבר בשתי נקודות חשובות בדרך
שתי הנקודות החשובות הן: נקודת האיזון ונקודות ROI – באופן טבעי, כל עסק בתחילת דרכו מוציא יותר כסף מאשר מכניס. טרם פתיחת העסק תכננו ונתחו מהו היקף הפעילות הנדרש על מנת להגיע לנקודת איזון (הנקודה שבה ההכנסות שוות לסך ההוצאות, העסק אינו מרוויח ואינו מפסיד). ניתוח נקודת האיזון בעסק שבו ניתן לאמוד את שיעור הרווח הגולמי (עסקים שבהם קיימת שונות נמוכה בשיעור הרווח הגולמי ממוצר למוצר) הוא מלאכה פשוטה יותר כיוון שניתן לגלם את ההוצאות הקבועות בשיעור הרווח הגולמי וכך להגיע להיקף המכירות הנדרש על מנת להימצא בנקודת האיזון. לעומת זאת, בעסק שבו שיעור הרווח הגולמי הממוצע אינו ידוע עקב שונות גבוהה ברווח הגולמי ממוצר למוצר והיעדר יכולת לאמוד את תמהיל המכירות, ניתוח נקודת האיזון הוא מלאכה מורכבת יותר הדורשת אומדנים לגבי תמהיל המכירות הצפוי על מנת להימצא נקודת האיזון.
לאחר שמצאתם את נקודת האיזון יש לבחון האם היקף המכירות הינו סביר ביחס לכמות שעות העבודה של העסק, מיקומו הגיאוגרפי, פלח הלקוחות אליו הוא פונה ומאמצי השיווק המושקעים. ככל שצפוי קושי לעמידה בנקודת האיזון הרי שמדובר בעסק שצפוי להפסיד ולפיכך, יש לעצור ולבחון מחדש את הנחות העבודה.
לאחר מכן, חשבו מתי בדיוק תעברו גם בנקודת (ROI (return on investment – מתי בדיוק תחזירו את סכום הכסף שהשקעתם בעסק? בעלי עסקים רבים נבהלים מעט כשנקודת ה-ROI מסתמנת כעבור תקופה ארוכה יחסית מזמן הרצת העסק. חשוב לציין כי כל עוד התכנית העסקית להגעה לנקודה סדורה ותקינה, אין סיבה להיבהל. להיפך, קחו את זה כסממן לעובדה שאתם רצים לטווח ארוך ושהעסק שלכם קם בשביל להישאר. גם אם יעבור זמן רב עד שתגיעו לנקודה, עצם זה שאתם בדרך אליה, אומר שהעסק שלכם רווחי.
5. בנו תוכנית שיווק
כדי שמוצר יצליח הוא צריך לקוחות ולשם כך הוא צריך למשוך את תשומת ליבם. גם המוצר הטוב ביותר לא יניב הכנסות אם לקוחות פוטנציאליים לא ידעו על קיומו. בנו תכנית שיווק מסודרת והגדירו בפירוט מי קהל היעד הרלוונטי שלכם ומהו האופן בו אתם רוצים לפנות אליו. מומלץ לבחור, מבין ערוצי ההפצה והפרסום השונים, את הערוצים שבהם יחס ההמרה הוא הגבוה ביותר.
6. בנו תזרים מזומנים
דו"ח תזרים המזומנים הינו אחד הרכיבים הקריטיים ביותר בניהול עסק. עסק שאינו יודע לתכנן את צעדיו בשל היעדר אינפורמציה על תזרים המזומנים הצפוי לו, פועל בשיטה של "כיבוי שריפות" ואינו מאפשר תכנון ארוך טווח. כמו כן, הדבר מביא להגדלת עלויות המימון באופן משמעותי.
7. בנו (והתמידו) בנוהלי מתן אשראי ללקוחות ונוהלי גביה
אחת הבעיות העיקריות שעסקים נתקלים בה היא בעיית גביה מלקוחות. לשם כך, מומלץ שלעסק יהיה מגוון לקוחות ולא תהיה לו תלות במספר מצומצם של לקוחות קבועים. כמו כן, יש לאסוף נתונים פיננסיים, ככל שניתן, על הלקוח על מנת להכיר את איתנותו הפיננסית. מעבר לזה, מומלץ ליצור מנגנון של בקרת אשראי אשר מונעת מאיחור בתשלום להפוך לחוב אבוד וכך לגבי כל הלקוח יש להגדיר מה מסגרת האשראי שניתן לתת לו, מהם תנאי התשלום בהם עליו לעמוד ולהימנע מהגדלת האשראי הניתן ללקוח ללא בטחונות מתאימים וללא ידיעת בעל העסק. אל תתביישו, פקחו באופן הדוק על גביה מלקוחות, החל משליחת חשבונות במועדם, שמירה על קשר רציף עם הלקוח, נקיטה בפעולות אקטיביות לצורך גבית הכסף ופעולה מיידית במקרה של אי ביצוע תשלום.
8. תכננו תכנון מס מיטבי
כיצד יתאגד העסק? (עוסק מורשה, חברה, שותפות), באיזה מדינה מומלץ לכם לרשום את החברה (בארץ או בחו"ל, לעניין תכנוני מס בינלאומיים ומכירות עתידיות), באיזה אופן עליכם להעסיק עובדים (שכירים, פרילנסרים, קבלני משנה) ובאיזה אופן לשלם להם (תשלום שכר שוטף או הענקת אופציות), האם לרכוש נכסים באמצעות חברת הפעילות או באמצעות חברת אחזקות וכן הלאה. תכנון מיטבי של המס עשוי לחסוך כסף רב שיכול לשמש לפיתוח החברה, לביצוע השקעות נוספות ולחלוקת רווחים לבעליה.
הכותבת היא רו"ח עו"ד הדס שרים , שותפה וראש חטיבות המס וה-SMB (עסקים קטנים ובינוניים) בפירמת בייקר טילי ישראל.
