הופכים ידע למידע – זה הזמן להתאים את הארגון למציאות משתנה

היום, בעידן המידע, ארגונים מתבססים בעיקר על הידע הנצבר בארגון במהלך השנים.

בכל מסמך שנשמר, בכל מייל שנשלח ומתקבל, בכל פקס, מכתב ובכל יתר הניירת המשרדית יש מידע רב שהינו בעל ערך משמעותי לפעילות הארגון ולעבודתו השוטפת.

ניהול המידע בשיטה המסורתית, ללא פלטפורמה טכנולוגית ומתודולוגיה סדורה לנושא, גוזר מחירים כבדים לארגונים – אובדן מידע, עבודה עם מספר גרסאות לאותם קבצים, בעיית מידור וחשיפת עובדים למידע שהם לא אמורים להיחשף אליו וכו'. ארכיון דיגיטלי מציע פתרונות לכל האתגרים שטומן בחובו הארכיון המסורתי– דיגיטציה של מידע תאפשר חסכון משמעותי בזמן, הגברת יעילות העבודה באופן רוחבי בארגון והתקשורת הפנימית בין העובדים, חיסכון ניכר בעלויות הדפסה ואחסנה של ניירות, קלסרים ועוד.

לנהל את הידע

הדרישה לפתרון אחיד לניהול הידע בארגון הובילה לפיתוח מערכות מתקדמות לניהול ארכיון דיגיטלי בארגון. המערכות משנות את שיטות העבודה הנהוגות היום בארגונים, ומרכזות את כל הידע הארגוני – מסמכים, תכתובות מייל, ניירת משרדית וכו' במקום אחד.

בין הפתרונות המוצעים בנושא בישראל אפשר למצוא מערכות בינלאומיות המשווקות בארץ על ידי מפיצים מקומיים, בתי תוכנה המפתחים פתרונות ייעודיים (בדרך כלל בעלויות גבוהות עבור גופים מוניציפליים וממשלתיים) ושירותים "בייצור מקומי" המותאמים למבנה ולאופי העבודה בישראל.

כל הקבצים, המיילים והמסמכים הסרוקים נשמרים במקום אחד

הרתיעה מהשינוי המשמעותי בהתנהלות הארגונית

הטמעת מערכת לניהול ארכיון דיגיטלי בארגון דורשת שינוי משמעותי בשיטת העבודה הארגונית – סטנדרט אחיד לעבודה עם מסמכים, סריקת המסמכים לפורמט ממוחשב, קטלוג החומרים על פי תגיות, קטגוריות וכו'. השינוי הגדול שצריכים הארגונים לעבור כדי להתאים את עצמם לדרישות הארכיון הדיגיטלי גורמות לעיתים לרתיעה של מקבלי ההחלטות מהתהליך, עד כדי לדחייתו, שוב ושוב, והמשך העבודה בשיטה המסורתית.

בשנים האחרונות חלה מהפכה של ממש בתחום – יותר ויותר ארגונים, מהגדולים בישראל, מקבלים את ההחלטה האסטרטגית ומעבירים את כלל התקשורת הארגונית לפורמט אחיד המנוהל בארכיון דיגיטלי.

היתרונות הגדולים והברורים בניהול הידע בשיטה המודרנית מכריעים את המערכה – החיסכון הכספי המשמעותי, החיסכון בזמן העבודה המיועד לחיפוש ואיתור מסמכים, תכתובות מייל וניירת והיכולת לנהל מערך הרשאות ואבטחת מידע מסודרים – כל אלו גורמים לארגונים הגדולים בישראל לבחון הטמעת ארכיון דיגיטלי המותאם לצרכיהם.

המרכיבים ההכרחיים – חיפוש רוחבי, זיהוי תווים וניהול הרשאות

הפתרונות המוצעים בתחום הם מגוונים וכוללים טווח רחב של מחירים, יכולות טכנולוגיות ואפשרות התאמה לארגון, אך יש מספר מרכיבים הכרחיים שבלעדיים הארכיון הדיגיטלי יתקשה לספק את התוצאות לשמן הוא נבנה.

על מנת לאפשר לעובדים לאתר מסמכים באמצעות חיפוש רוחבי, יש לנהל את המסמכים והמידע בעזרת מנגנון תגיות מתקדם שיאפשר לחזור ולבצע חיפושים חכמים כדי למצוא את המידע במהירות וביעילות.

כדי שיוכל להתבצע חיפוש גם על גבי מסמכי PDF ומסמכים סרוקים, יש להשתמש בפתרון OCR (זיהוי תווים אופטי) שעובד בשפה העברית ומאפשר למערכת לחפש בתוכן המסמך ולא רק על בסיס הכותרת והמאפיינים המזהים שלו.

כדי להשלים את התמונה – חשוב לוודא שקיים מערך הרשאות מוקפד ומדויק כדי לוודא שהמידע חשוף רק לגורמים הרלוונטיים.

בתקופה האחרונה נרשמת עליה ניכרת במודעות הארגונים בישראל לנושא ניהול הידע ולמינוף הטכנולוגיה לצורך זה. ארגונים רבים עוברים לשימוש בארכיון דיגיטלי ואין ספק כי כבר בעתיד הנראה לעין הארכיון הדיגיטלי יהפוך לנדרש בכל חברה או ארגון בישראל, בדומה למערכות טכנולוגיות אחרות, כדוגמת הCRM (מערכת לניהול קשרי לקוחות) שעברה בזמן קצר לליבת הפעילות הארגונית ולהכרחית בקיומה.

המאמר נכתב בשיתוף חברת ט.מ.ל, מפתחת מערכת ה-DMS לניהול ארכיון דיגיטלי