איך להשאיר את תיבת האימייל ריקה תמיד

1. חסלו את המלאי

השלב הראשון לטיפול בבריאות תיבת האימייל הוא לרוקן את כל ההודעות שהצטברו בה. הדרך המהירה היא ליצור תיקייה חדשה ולגרור אליה את כל מה שבתיבת הדואר הנכנס. הדרך האטית, אך המומלצת, היא לקרוא ולמחוק במהירות את כל ההודעות בתיבה. כיצד? באאוטלוק, מיינו את כל ההודעות לפי שם השולח, ואז עברו על השמות בזה אחר זה, זהו אילו הודעות דורשות התייחסות ואילו הודעות הן נדנודים לא רלבנטיים, ואז מחקו את כולן במכה.

2. טפלו בכל הודעה עם קריאתה

כשהודעה חדשה מתקבלת, שאלו את עצמכם מיד: "מה זה? מה זה דורש ממני לעשות?". ואז, עשו זאת ומחקו את ההודעה או תייקו אותה. אם ההודעה אינה מצריכה פעולה, פשוט מחקו או תייקו אותה. בסוף היום על התיבה להישאר ריקה. איך מתייקים? יוצרים באאוטלוק עד חמש תיקיות שממוינות לפי פרויקטים ("לקוח גדול א'", "לקוח גדול ב'") או לפי סדר עדיפויות ("דחוף", "פחות דחוף", "אישי"). החשוב הוא שלא תידרשו להוסיף תיקיות בעתיד. את ההודעות שהחלטתם לשמור גררו לתיקייה המתאימה. את היתר מחקו.

השלב הראשון לטיפול בבריאות תיבת האימייל הוא לרוקן את כל ההודעות שהצטברו בה צילום: shutterstock

3. הכינו תשובות מראש

במסגרת הטיפול המייידי באימיילים תגלו שעשרות פעמים בשבוע אתם שולחים את אותן התשובות. אם תכינו במחשב תיקייה ובה קובצי וורד שמכילים את התשובות הנפוצות ביותר שלכם, תוכלו לשלוח תשובות אוטומטיות בשלושה קליקים בודדים: עמדו על גוף ההודעה החדשה, היכנסו לתפריט "הוספה", בחרו ב"קובץ", דפדפו לתיקייה עם התשובות האוטומטיות, עמדו על הקובץ הרצוי (בקליק בודד ולא בהקלקה כפולה), לחצו על החץ הקטן שבצד הכפתור "הוסף", ובתפריט הנגלל בחרו ב"הוסף כטקסט".

4. הגדירו כללי מיון

באפשרות "כללים והתראות" תוכלו לצוות על האאוטלוק לתת יחס מיוחד להודעות מיוחדות. תוכלו לשלוח ישירות לתיבת הספאם הודעות שמגיעות ממשתמש מסוים וגם נשלחות לרשימת תפוצה, או הודעות מרשתות חברתיות (אפשר לזהות אותן בזכות המילה noreply שלרוב מופיעה בכתובת השולח). תוכלו לסמן בצבע מסוים הודעות שמגיעות מהבוס או שמכילות מילים שמעידות על חשיבותן. חצי שעה שתוקדש ליצירת תתי תיקיות אישיות, יצירת תשובות אוטומטיות ושילוב כל אלה במערכת הכללים של אאוטלוק תוכל ליצור עבורכם תיבת דוא"ל שעובדת בשבילכם.

למה תיבת מייל ריקה היא ברכה

כמו שולחן מבולגן ונפש מבולגנת, גם תיבת אימייל עמוסה היא מתכון לייאוש. אנחנו יכולים לשכנע את עצמנו שיום אחד עוד נעבור על מאות ההודעות שלא קראנו. אנחנו יכולים לשכנע את עצמנו שצבירת ההודעות האלה היא אסטרטגיית הקריירה שלנו. אבל כשנביט בתיבה, תשתקף ממנה בבואת החובבנות שלנו וחוסר יכולתנו להשתלט על העבודה. תיבת דוא"ל שבסוף היום נשארת ריקה משקפת את התמונה ההפוכה.