העובדים גדלו אבל שירות הניקיון נשאר אותו דבר? זו טעות שעושים הרבה עסקים
חברה שגדלה מ-20 ל-50 עובדים משקיעה בדרך כלל בעוד עמדות עבודה, מחשבים, ריהוט, שטחי משרד ולעיתים גם חדרי ישיבות נוספים. דווקא שירות אחד נשאר לא פעם בדיוק כפי שהיה ביום שבו החברה הייתה קטנה יותר - הניקיון
התוצאה לא תמיד מופיעה מיד. בהתחלה המטבחון פשוט מתלכלך קצת מהר יותר, הפחים מתמלאים מוקדם וחדרי הישיבות דורשים יותר טיפול. בהמשך מתחילות להגיע תלונות מהעובדים, ומנהלי המשרד מגלים שתוכנית הניקיון שכבר עבדה היטב פשוט אינה מתאימה עוד למציאות.
יותר עובדים לא מייצרים רק יותר לכלוך
קל לחשוב שהכפלת מספר העובדים מחייבת פשוט "קצת יותר ניקיון", אבל בפועל ההשפעה רחבה יותר.
יותר עובדים פירושם יותר שימוש בשירותים, יותר כוסות במטבחון, יותר פגישות, יותר תנועה במסדרונות ויותר נקודות מגע. גם כמות האורחים, המשלוחים והספקים עשויה לגדול ככל שהעסק מתרחב.
לדברי דניס, הבעלים של דניאל קלין, זו אחת הנקודות שעסקים מפספסים כשהם צומחים:
"עסק יכול לגדול בעשרות אחוזים ולהמשיך לקבל בדיוק את אותה כמות שעות ניקיון. מבחינת העובד שמגיע לנקות, פתאום יש הרבה יותר עבודה לבצע באותו פרק זמן. בשלב מסוים הוא חייב לבחור על מה לוותר".
הסימן הראשון מופיע בדרך כלל במטבחון ובשירותים
אלה האזורים שבהם הגידול במספר העובדים מורגש במהירות.
מטבחון ששימש בעבר 20 אנשים יכול להתמודד עם עומס שונה לגמרי כאשר 50 אנשים משתמשים בו לאורך היום. אותו הדבר נכון לשירותים ולחדרי הישיבות.
הבעיה היא שניקיון שמתבצע רק בשעות הערב יכול להמשיך להיות מצוין - ובכל זאת המשרד ייראה מוזנח כבר בשעה 14:00.
במקרים כאלה הפתרון לא בהכרח צריך להיות עוד משמרת ניקיון מלאה. לעיתים נכון יותר לשנות את חלוקת שעות העבודה ולהוסיף מעבר במהלך היום באזורים הפעילים ביותר.
עלות הניקיון צריכה לגדול יחד עם העסק?
לא בהכרח באופן ישיר.
אם מספר העובדים הוכפל, אין משמעות הדבר שתקציב הניקיון חייב להכפיל את עצמו. מה שכן צריך לעשות הוא לבדוק מחדש את המפרט.
עסקים רבים ממשיכים במשך שנים עם אותה תוכנית מפני שהיא "עבדה עד עכשיו". אלא שתוכנית ניקיון צריכה להיבחן לפי המציאות הנוכחית ולא לפי היום שבו נחתם ההסכם.
לדברי דניס:
"אנחנו לא מסתכלים רק על מספר המטרים במשרד. יכול להיות משרד גדול יחסית עם מעט עובדים שמצריך פחות תחזוקה ממשרד קטן וצפוף שיש בו הרבה אנשים, פגישות ותנועה לאורך כל היום".
זוהי גם הגישה שעומדת מאחורי שירותי ניקיון משרדים של חברת דניאל קלין - התאמת חבילת הניקיון והאחזקה לצורכי הלקוח ולא רק לשטח הפיזי של המשרד.
המחיר האמיתי מופיע בזמן של מנהלי המשרד
כאשר שירות הניקיון כבר אינו מתאים לעסק, מישהו בתוך הארגון מתחיל להשלים את הפער.
מנהלת המשרד בודקת מדוע הפחים לא פונו, עובד מודיע שחסר סבון, מישהו מנקה את חדר הישיבות רגע לפני שמגיע לקוח ומנהל מתקשר לחברת הניקיון כדי לדווח שוב על אותה בעיה.
כל אחת מהפעולות האלה נראית שולית, אבל יחד הן מצטברות לזמן עבודה של עובדים שהארגון משלם להם כדי לבצע תפקידים אחרים.
זו הסיבה שבחינה מחדש של שירות הניקיון היא לא רק סוגיה של אסתטיקה. מדובר גם בהחלטה תפעולית.
במגדלי משרדים האתגר בולט עוד יותר
באזורי תעסוקה צפופים, במיוחד בערים כמו רמת גן, השימוש במשרד אינו מסתכם רק במספר העובדים הרשומים בחברה.
מבקרים, פגישות, שליחים, ספקים ושימוש בשטחים משותפים מייצרים תנועה נוספת לאורך היום.
עסק שמחפש שירות של ניקיון משרדים ברמת גן צריך לכן לבחון גם את אופי הפעילות בבניין, את שעות העבודה ואת כמות המבקרים ולא להסתפק בחישוב לפי שטח.
גם משרד של 300 מ"ר יכול לדרוש תוכנית שונה לחלוטין ממשרד אחר באותו גודל.
לא תמיד צריך להחליף חברת ניקיון
כאשר מתחילות תלונות, המחשבה הראשונה של מנהלים רבים היא שהגיע הזמן להחליף ספק.
אבל לפעמים החברה עושה בדיוק את מה שסוכם איתה - פשוט ההסכם כבר אינו מתאים לעסק.
לפני שמחליפים ספק כדאי לבדוק כמה שאלות: האם מספר העובדים גדל? האם נוספו עמדות עבודה? האם המטבחון פעיל יותר? האם מתקיימות יותר פגישות? האם שעות העבודה התארכו?
אם התשובה לכמה מהשאלות חיובית, ייתכן שהפתרון הוא לעדכן את תוכנית הניקיון ולא להתחיל הכול מחדש.
דניאל קלין: ניקיון הוא חלק מתשתית הצמיחה של העסק
דניאל קלין עובדת עם חברות, משרדים וארגונים בהיקפים שונים ומדגישה התאמה של חבילת השירות לצרכים בפועל של כל לקוח. החברה מציגה שימוש בצוותים שעוברים הכשרה ובהתאמת שיטות העבודה והחומרים לסביבת המשרד.
דניס מסכם את העיקרון כך:
"כשעסק גדל, הוא בודק אם הוא צריך עוד מחשבים, עוד שולחנות ועוד מקום. כדאי להכניס לאותה רשימה גם את הניקיון. סביבת העבודה היא חלק מהתשתית של החברה, ואם לא מעדכנים אותה יחד עם הצמיחה - העובדים ירגישו את זה מהר מאוד".
הנקודה פשוטה: אם העסק השתנה משמעותית מאז שנקבעה תוכנית הניקיון, שווה לבדוק האם השירות השתנה יחד איתו. לפעמים עדכון קטן בהיקף השעות, בתדירות או בחלוקת המשימות יכול למנוע הרבה תלונות ולחסוך לארגון זמן ניהולי יקר.
