$
קריירה

כך עוברים דירה - הגרסה העסקית

שינוי מיקום של חברה הוא מהלך שיש לנהל כמו מבצע צבאי. יש חברות שמעדיפות לנהל את המעבר בעצמן, כמו עלית שנפרדה בטקס מרגש מהבניין המיתולוגי ברמת גן, וישנן כאלה שנעזרות ביועץ חיצוני, כגון סטימצקי, שמתכוננת לעבור לפתח תקוה

עדי הגין 09:0503.08.08

מנהל התכנון והתפעול של רשת סטימצקי, יפתח כהן, נמצא בימים אלה במירוץ קדחתני לקראת המעבר הצפוי מבני ברק לקריית מטלון בפתח תקוה. "כבר שנה וחצי שאנחנו מחפשים מבנה חדש, גם כיוון שהחוזה הסתיים וגם כי חיפשנו מקום שיהלום אותנו יותר", הוא מסביר. "המעבר יתחלק לשניים", הוא מפרט, "המרכז הלוגיסטי והמשרדים. יש לנו צוות היגוי פנימי בן עשרה אנשים ועוד חמישה יועצים חיצוניים, ויחד הכנו תוכנית עבודה. את הצוות הזה הקמנו לפני כחודשיים.

 

"המשרדים הם החלק הפשוט יותר, למעט חדר השרתים, שיצריך יום שלם להעברתו וצוות מחשוב", אומר כהן. העברת מלאי הספרים תתבצע צעד צעד על ידי עובדי המחסן, שיגויסו לטובת השינוע ולא יבצעו בזמן הזה הפצות לחנויות הרשת. "רצינו שהמעבר יתבצע בתקופה רגועה יחסית, אז מיקמנו אותו אחרי שבוע הספר ולפני החגים", מסביר כהן.

 

למזער את הטראומה

המעבר הזכור ביותר של חברה הוא כנראה זה של עלית, שנפרדה ממקום מושבה המיתולוגי ברמת גן ועברה לפארק ינאי באזור התעשייה של פתח תקווה. המעבר היה רגע של נוסטלגיה לאומי כמעט, בגלל המפעל שעמד בקצה רמת גן במשך 60 שנה ונהפך למיתוס, בעיקר בזכות שירו של יהונתן גפן מהכבש ה־16. בקבוצת שטראוס הבינו שהמשימה הקשה ביותר תהיה להרגיל את העובדים למעבר, בשל המשמעות הרגשית העמוקה שהיתה לבניין - במיוחד לאלה שעבדו בו במשך כמה עשורים.

 

"היום, אחרי כמה חודשים, אני יכול להגיד שיש קורלציה מלאה בין מה שתכננו לבין המעבר בפועל, והוא אפילו התבצע טוב יותר ממה שציפינו", אומר דן פסח, מנהל פרויקטים בכיר בשטראוס. "האתגר הגדול היה להעביר 500 איש, ולתת להם אפשרות להיפרד כמו שצריך, כתנאי לחיבור לבניין החדש". המעבר עצמו, לפארק ינאי בפתח תקווה, התבצע בשני חלקים, בנובמבר 2007. "הגענו למסקנה שצריך לשתף את העובדים בכל ההליך", מסביר פסח, "כדי שהמעבר יהיה פחות טראומתי ויותר ידידותי. הבאנו אותם לראות את הבניין בכל שלבי הבנייה, וכשבועיים לפני המעבר הראינו לכל עובד היכן בדיוק יישב".

 

מפעל עלית ההרוס מפעל עלית ההרוס צילום: יריב כץ
איתור עקב אכילס

לא כל החברות עוברות בכוחות עצמן, ויש כאלה שנעזרות בגופים מקצועיים שזו התמחותם. "כאשר חברה עוברת מיקום, אנחנו מעבירים אנשים - לא ציוד, ולכן צריך להתייחס אליהם במלוא הכבוד הראוי ולהקל עליהם ככל האפשר". על פי המוטו הזה פועל מיכאל פרצ'יק, מנכ"ל־שותף בחברת א.ד.מ לניהול ואחזקת מבנים, שמתמחה בייעוץ וליווי לחברות שמשנות את מקום מושבן. "העובד רוצה להגיע למשרד החדש ושהתמונה של אשתו כבר תהיה מונחת על השולחן, כמו שהיה במשרד הישן", הוא אמר.

 

את ההתמחות שלו בהעברת חברות עשה פרצ'יק כשהיה מנהל תפעול בחברת NICE. כשהחברה עברה כתובת הוא ניצח על כל המהלך, ולמד שמעבר תקין תלוי בעיקר בעבודה מקדימה ובתכנון נכון.

 

חברת א.ד.מ נכנסת לתמונה כמה חודשים לפני המעבר הצפוי. "אנחנו מבקשים מהחברה להכין צוות היגוי שבראשו יעמוד מנהל בכיר - בדרך כלל סמנכ"ל כספים או סמנכ"ל תפעול. אנחנו מתחילים להכיר את המחלקות, ובעצם מחפשים את מה שמוגדר עקב אכילס של המעבר. זה יכול להיות מחסן מלאי או מפעל ייצור, כאלה שחיוניים מאוד לתפעול התקין של החברה", ממשיך פרצ'יק.

 

"בהמשך אנחנו בונים את התחקיר ויורדים עד לפרטים הקטנים ביותר, כמו בדיקת הזמנות, ריהוט, ציוד תקשורת, הקטנת מלאי, הפסקת הסכמים עם ספקים ואפילו עצירת הזמנות של כרטיסי ביקור עד למעבר". בסיומו של ההליך מכינים היועצים נוהל מעבר מסודר, שנראה כמו פקודת מבצע צבאית. בין היתר, העובדים מקבלים דפי הסבר על המקום החדש, דרכי הגעה נוחות ומקומות שאפשר לאכול בהם.

 

"אנחנו חוסכים לחברות כסף", מסביר פרצ'יק את היתרון בחברה, "כל בעל תפקיד ממשיך לעשות את עבודתו במקום להתעסק עם המעבר, והחברה נערכת חודשים מראש כדי לוודא שהוא יתנהל בצורה מסודרת וללא הפסד מיותר של ימי עבודה".

 

המעבר עצמו מתבצע בסוף השבוע, כך שביום ראשון בבוקר העובדים מגיעים למשרדים החדשים, וכל שנותר להם לעשות הוא לפרוק את הארגזים האישיים ולהתמקם. כל שאר הציוד כבר במקומו, והמשרדים מוכנים לעבודה מסודרת.

"המחשוב הוא הראשון שעובר, כבר ביום חמישי", מפרט פרצ'יק ומסביר גם כי חברת ההובלה לא פותחת את הארגזים האישיים. "זה תפקידו של כל עובד".

 

גם המעבר של עלית התבצע בסוף השבוע, וביום ראשון מצאו העובדים את הציוד שלהם ארוז, את המחשב שלהם מחובר ואת הטלפון עם אותו מספר שלוחה. כל עובד קיבל ספרון נהלים, פרח ושקית עם סוכריות - הכל כדי למזער את טראומת המעבר. "למעט שעתיים־שלוש שנדרשו לעובדים לפריקת הציוד האישי שלהם, כל השאר היה כבר מוכן", מספר פסח.

 

אבטחת ציוד ומידע

ישנן חברות שמחליטות לבצע את המעבר בכוחות עצמן, אך מבינות בשלב מאוחר יחסית כי הן זקוקות לעזרה. "קרן ההון סיכון JVP שכרה את שירותיי שבועיים לפני המעבר", מספר פרצ'יק.

 

נועה מאייר, מנהלת JVP נכסים, מספרת כי המעבר היה חוויה מרגשת, אם כי מורכבת. "מדובר בפרויקט גדול ומורכב, ואחרי שביצעתי העברה כזו פעם אחת, אני כבר יודעת איך עושים זאת, אבל בפעם הראשונה נדרש ייעוץ. קיבלנו סיוע בבחירת חברת ההובלה, אבטחת הציוד ואבטחת מידע. יש חברות בעלות מידע רגיש, ויש כאלה שמחזיקות ציוד יקר ערך, כמו חפצי אמנות, וכאן נכנסת לתמונה חברת הייעוץ".

 

מבחינת מאייר, היתרון הגדול של חברת הייעוץ הוא חיסכון בשעות עבודה של השכירים. "החברה ארגנה את כל הלוגיסטיקה, ולא העובדים הקבועים שלנו, שאין להם זמן והם גם לא מומחים בהעברה, ובסופו של דבר ההעברה התבצעה בצורה אופטימלית ומוצלחת".

 

אובדן ימי עבודה

עלות המעבר תלויה בגודל החברה, בכמות הציוד שיש לה ובסוגו, אולם פרצ'יק מעריך שבחברה המעסיקה

כ־200 עובדים היא תעמוד על כ־400 אלף שקל. "אבל מדובר בחיסכון של מיליונים", הוא מבקש להדגיש, "כי ללא הייעוץ המעבר יתבטא בעלויות של ארבעה עד שבעה ימי עבודה לכל עובד".

 

פסח מסכם קצת אחרת את הפרידה מהמבנה הישן של עלית ברמת גן. "לטקס הפרידה החגיגי מהבניין הוזמנו גמלאים של החברה, לקוחות, ספקים ואפילו השכנים - כאות תודה על כך שסבלו את נוכחות המפעל במשך כל כך הרבה שנים. בסופו של דבר, המעבר לא יצר נזקים בימי עבודה או בציוד, ועד כמה שאני יודע לא איבדנו עובדים בגללו", הוא אומר בסיפוק.

בטל שלח
    לכל התגובות
    x